Op de kenniswebsite delen en verrijken we de opgedane kennis rondom de bouw van de Noord/Zuidlijn. Zo bereiken we de metrobouwers, projectmanagers en communicatiedeskundigen van de toekomst en zullen de lessen van de Noord/Zuidlijn daadwerkelijk beklijven en handvatten bieden aan medewerkers van andere grote infrastructurele werken nu en in de toekomst.
25 oktober 2017

Evaluatie busstation Noord: door de bank genomen positief

Zoek de juiste balans tussen vertrouwen en een zakelijke houding, zet (externe) deskundigheid zo vroeg mogelijk in en zorg voor een voldoende ruime pot ‘onvoorzien’; dat zijn de belangrijkste conclusies van de evaluatie over de aanbesteding en contractering van het busstation Noord, de ‘vreemde eend’ in de Metro en Tram-bijt. Oud-projectleider Daan Seesing vertelt.

Een grote stoelendans is het geweest de afgelopen tijd. Daan Seesing, oud-projectleider busstation Noord, is doorgeschoven naar de functie van projectleider techniek stationsrenovaties. Een rol die eerst vervuld werd door Bas de Jong, die op zijn beurt de stoel van Ronald Siebrand vult, die nu directeur Noord/Zuidlijn is.
Hoe het ook zij: Seesing vertelt nog graag over de evaluatie die half april gedaan is naar de aanbesteding en contractering van het busplatform en het P+R-terrein bij het busstation Noord, ‘zijn’ deel van het project. Het project is eigenlijk een vreemde eend in de bijt, begint Daan. ‘Er zit geen ‘B’ van bus in MET, dus zo op het eerste gezicht lijkt het niet logisch dat dit project onder de MET-waaier valt. Daan: ‘De aanloop van de bouw van het busstation was lang, te lang. Er bleef gepuzzeld worden aan het ontwerp, wat de kosten in de ontwerpfase flink omhoog stuwde. Voor de Noord/Zuidlijn is Noord een belangrijke schakel, de verwachting is dat hier straks dagelijks ruim 42.000 reizigers de metro nemen. Er kwam dus tijdsdruk op het project, wat de belangrijkste reden is dat MET het project naar zich toe getrokken heeft.’

daan_seesing_op_maat

Daan Seesing

Opknippen slim?

Er is gekozen om het project in drie contracten op te knippen: de busplatformen en het P+R-terrein waar mensen hun auto kwijt kunnen, een voorbelastingsbestek voor de platforms en het busstationsgebouw zelf, inclusief fietsenstalling met plaats voor 1300 fietsen. Was het de juiste strategische keuze om het project op te knippen in deelprojecten? Daan: ‘Dat was aanvankelijk een van de vragen die aanleiding vormde voor een evaluatie. Uiteindelijk is die vraag niet beantwoord, en heeft de evaluatie zich gericht op het busplatform en P+R terrein. De evaluatie, zegt hij meteen aan het begin van het gesprek, is door de bank genomen positief. ‘We zijn zelfs iets onder het budget gebleven en hebben slechts een maand vertraging opgelopen door diverse wijzigingen. Dat valt allemaal reuze mee dus. En dat terwijl we wat tegenslagen gehad hebben, en desondanks de samenwerking met aannemer Van der Ven, binnen het D&C contract, goed hebben weten te houden.’

Investeer in de relatie

Vanuit een ander project, Stationsrenovatie Oostlijn, was geleerd dat het loont om voor aanvang van het werk aandacht te hebben voor de ‘softe’ kant van het project, met andere woorden; voor hoe mensen onderling met elkaar omgaan. Een project start up, waarin niet de inhoud maar het proces en de relatie centraal stond, helpt daarbij. Daan: ‘Praten over samenwerking, over hoe je met elkaar communiceert – voor de aannemer was dat wennen. We hebben een sessie gehad met een mediator, en daarna zijn de counterpart bij opdrachtgever en – nemer met elkaar doorgegaan. In totaal zijn we vijf keer bij elkaar gekomen in de Krijtmolen in Amsterdam Noord – vandaar dat we het de ‘ Krijtmolensessies’ zijn gaan noemen.’
Het succes van een dergelijke persoonlijke aanpak, valt of staat voor een niet onbelangrijk deel bij de mensen; investeren in relaties heeft weinig nut als er een grote doorstroom van mensen is. ‘In de voorbereidingsfase was het een komen en gaan van mensen, elke keer een nieuwe projectleider, die de geschiedenis en de gevoeligheden niet kent, dat werkt niet. Gelukkig is de club sinds de uitvoering begonnen is, vrij stabiel. Dan weet je beter wat je aan de ander hebt. Ook aan de zijde van de opdrachtnemer was het team constant’

Schuiven binnen het D&C contract

Het gezegde luidt: “Vertrouwen komt te voet en gaat te paard”. Dat ging hier ook op: de samenwerking met de aannemer was nog niet goed en wel op gang, of kreeg als de eerste knauw te verwerken. Daan: ‘We kwamen er te laat achter dat er verkeerd, te zwak, staal in de damwanden verwerkt was. De aannemer gaf de fout snel toe, en door verstevigingen aan te brengen bleven we toch netjes binnen de veiligheidsnormen. Maar een lekker begin was het niet natuurlijk. Kunnen we nog wel van ze op aan? Die vraag speelde toen wel even ja. Iedereen verdient een tweede kans, maar ze hebben zich toen wel extra moeten bewijzen.’
Was een D&C contract, waarbinnen veel verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer ligt, wel de juiste keuze in dit geval? Daan: ‘Van de Ven is een relatief kleine aannemer, dit was voor hen een van de grootste klussen die ze ooit deden. Dat heeft voordelen – ze namen met bloedserieus en het was niet iets wat ze er even bij deden – maar het nadeel is dat ze op sommige vlakken wat ervaring misten. Bijvoorbeeld met het aanvragen van vergunningen liepen ze soms vast; de Amsterdamse situatie, met eigen procedures, is ingewikkeld. Wij hadden wel kunnen zeggen: “ Het is je contractueel verplichting dat zelf uit te zoeken”, maar dan hadden we ook onszelf in de vingers gesneden. We kozen er bewust voor, met behoud van ieders verantwoordelijkheden, in de ring te stappen en te assisteren bij dit stuk in het proces. Onze vergunningenspecialist heeft ze wegwijs gemaakt: zo doen wij het hier, dit is wat er van jullie verwacht wordt. Dat heeft in mijn ogen goed uitgepakt, de aannemer stond ook open voor onze aanwijzingen. Dat is wel een voorwaarde om zo samen te kunnen optrekken.’

Geven en nemen

Daan: ‘Dat wij ons daarin flexibel; opgesteld hebben, heeft ons credits opgeleverd die later weer van pas kwamen. Op die momenten dat zij een stapje extra moesten doen, hebben ze niet moeilijk gedaan. Zo kwamen we zwaar vervuilde grond tegen op het P+R terrein. De tijdsplanning kwam onder grote druk te staan, maar omdat de relatie goed was, konden we snel klappen geven om bepaalde besluiten. Zij hebben proactief meegedacht met het zoeken naar oplossingen, waardoor ze binnen een dag schone grond geregeld hadden voor de voorbelasting en we weer op schema waren. Ze hadden met goed recht kunnen zeggen: “Dat is jullie risico, verzin maar een oplossing en tot die tijd loopt onze teller.”
Het is allemaal machtig mooi, dat wederzijdse vertrouwen en bereidheid met elkaar mee te denken, maar en het is tegelijkertijd ook een risico: het is wel zaak de verhouding zakelijk te houden en niet teveel te leunen op interpersoonlijke verhoudingen. Daan: ‘Dat is altijd een spanningsveld. Je wilt niet alles vooraf in detail uitwerken, moet erop kunnen vertrouwen dat iemand zijn toezeggingen waarmaakt. Maar als het toch fout gaat, dan wil je er ook geen gezeur over en moet je kunnen terugvallen op een contract. Op kleine punten hebben we daar wel discussies over gehad. We gaven omwille van de snelheid goedkeuring aan een paar aanpassingen in het ontwerp. Maar krijgen wij de rekening daarvoor, of doen zij dat op eigen kosten? Dat moet wel duidelijk zijn. Hoe kort de lijntjes ook zijn, er is altijd het gevaar dat de een iets anders begrijpt dan jij. Om interpretatieverschillen te voorkomen, moet dat wel formeel besproken zijn.’
‘Als je te veel meedenkt met de aannemer, bestaat ook het risico dat je teveel uit handen neemt. We moesten onszelf af en toe dwingen te zeggen: dit is jullie probleem, los het maar op. Door te snel met oplossingen te komen, hebben we soms te weinig een beroep gedaan op hun eigen creativiteit. Dat was een valkuil waar we iets te vaak ingestapt zijn.’

Externe expertise invliegen

Volgens de strikte beschrijving van een D&C contract, is het de aannemer die moet aantonen dat een ontwerp aan alle eisen van de opdrachtgever voldoet. Toch is er in dit geval voor gekozen op kritische onderdelen van het ontwerp extra expertise in te vliegen. Daan: ‘De glazen kap van het busplatform, dat moest gewoon goed. Omdat het qua techniek en functionaliteit zo’n complexe opgave was, hebben we er voor gekozen mensen van buitenaf het ontwerp van de aannemer te laten bekijken. De ‘zuivere’ D&C-aanhanger zal zeggen: je hoeft als opdrachtgever geen technische kennis te hebben, want het is aan de opdrachtgever om verstand van zaken te hebben. Daarmee creëer je echter wel een machtsverschil aan tafel, omdat je als opdrachtgever geen bal van snapt van wat er besproken wordt. Bovendien: je hebt er niet zo veel aan om gelijk te hebben, als er achteraf toch iets niet klopt. Wij zitten immers met de boze reizigers, met ontevreden bestuurders.’
Het werkte in dit geval in ieder geval goed dat er ook inhoudelijke experts van ons aan tafel zaten bij het gesprek met de aannemer. Daardoor kwamen we snel tot de kern en zijn er ook nog wijzigingen aangebracht in het ontwerp. Onze expert vond de grootte van betonplaten die op het dek zouden komen, te groot. Hoe groter de plaat, hoe groter de kans op scheuren. Dat hebben we laten aanpassen naar iets kleinere platen. Dat heeft iets duurder uitgepakt voor de aannemer, maar wij wilden dat risico niet lopen en wisten de aannemer te overtuigen van dit risico. Was het anders fout afgelopen? Dat weten we natuurlijk niet. Wat we wel weten is dat het nu goed gegaan is.’

 

Reacties

Geef een reactie

keer bekeken

Gerelateerde artikelen

Projectbeheersing Noord/ZuidlijnWhat London taught usLeren van LondenKnuffelbeer blijft in de bouwputAanbesteden & contracteren #3: Hoe kom je tot de juiste vraag?De sport van het plannen