Op de kenniswebsite delen en verrijken we de opgedane kennis rondom de bouw van de Noord/Zuidlijn. Zo bereiken we de metrobouwers, projectmanagers en communicatiedeskundigen van de toekomst en zullen de lessen van de Noord/Zuidlijn daadwerkelijk beklijven en handvatten bieden aan medewerkers van andere grote infrastructurele werken nu en in de toekomst.
28 september 2015

Aanbesteden en contracteren #5: lessen van de NZL

20120126 oostlijn station weesperplein roltrappen[Roel Vincken]

De lessen van de Noord/Zuidlijn: zijn ze daadwerkelijk geleerd? En zo ja: hoe sijpelen ze dan door in de dagelijkse praktijk? Deze vragen stellen we aan Ronald Siebrand, projectmanager Stationsrenovatie Oostlijn. “De grootste les van de NZL is dat transparantie en eerlijkheid uiteindelijk altijd winst opleveren.”

Het projectteam dat de Stationsrenovatie Oostlijn in goede banen moet leiden, zit op kruipafstand van metrostation Van der Madeweg – een van de zestien stations die vanaf maart 2016 op de schop gaan. “Ik moet nog even een kapvergunning aanvragen”, grapt Ronald Siebrand, “dan kan ik vanaf mijn kantoor alle werkzaamheden volgen”. Het is een grapje, maar kenmerkt wel de werkwijze van Siebrand en zijn team: korte lijntjes tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, open en direct communiceren en geen bureaucratisch geneuzel.

Ronald-Siebrand-projectmanager-Stationsrenovatie-Oostlijn

De verhuizing vanaf de Weesperstraat was om verschillende redenen noodzakelijk, maar niet op zijn minst omdat Siebrand liefst met de aannemer op één locatie wilde zitten. “We hadden daar twee parkeerplekken, als de aannemer met een eigen team zou komen, was het een probleem. Natuurlijk was er wat gemor, toen de nieuwe kantoorlocatie bekend werd. Zo ver van de stad, op een bedrijventerrein. Maar we lunchen toch altijd samen, dus dat het hier buiten de deur niet bruist, is in de praktijk geen enkel probleem.”
Dat ‘samen doen’ zit tot in elke vezel van de projectorganisatie. Elke nieuwe medewerker wordt, in woorden van Siebrand, ‘door de wasmachine gehaald’. Dat betekent: je moet een introductie voor nieuwe medewerkers afronden, het bewijs veilig werken langs de metrobaan halen, een rondleiding door de Nieuwmarkt meemaken, je handtekening zetten op het moodboard dat op de gang hangt (daarover later meer) en een portret laten maken voor het rode toegangshek van metrostation Weesperplein waar alle collega’s voor jou ook stonden. Op de achterste muur van de kantoortuin hangen ze allemaal, een twintigtal mannen en vrouwen, allemaal voor datzelfde rode hek. Waarom op dezelfde plek die foto? Siebrand: “Je kunt denken; wat een onzin. Maar het is een soort ontgroening. Daarna hoor je er bij, is het ‘hoe en waarom’ van wat we hier doen goed doordrongen. Alle neuzen één kant op, dat is het doel.”

Oostlijn Serie Weesperplein | Opdrachtgever: Dienst Noord/Zuidlijn | urbancapture.com 2012

Station Weesperplein is een van de 16 stations die ingrijpend aangepakt worden.

Nu investeren, later oogsten

De Noord/Zuidlijn (NZL) en Stationsrenovatie Oostlijn (SRN): de twee projecten hebben een overlap en tevens grote verschillen. Toch is er veel, heel veel geleerd van de NZL, zowel op het gebied van aanbesteden en contracteren en projectorganisatie, als het oog voor de omgeving en het belang van communicatie. SRN is het eerste project dat volledig binnen Metro en Tram opgestart werd. Omdat de afbouw van de NZL nog in volle gang is, heeft Siebrand geen mensen kunnen ‘afsnoepen’, hij werkt met een team waarin maar één gedeelde NZL’er zit.
Of hij terughoudendheid bij aannemers heeft gemerkt, vanwege het ‘hoofdpijndossier’ NZL? “Bouwers vinden Amsterdam gewoon een lastige plek om te werken”, zegt Siebrand. “Nog los van de ervaring met de nieuwe metrolijn, is Amsterdam een stad vol mondige mensen, met 1001 meningen, waar dingen op het laatste moment ineens honderdtachtig graden kunnen draaien. Dat hebben we wel gemerkt. Kijk, het is economisch natuurlijk een hele andere tijd; bij de aanbesteding van de NZL zat de economie op een piek, aannemers konden het zich veroorloven selectief te zijn. Dat is nu wel anders, maar desondanks vond ik het spannend of er wel genoeg animo zou zijn. Daarom hebben we eerst een marktinformatiemiddag georganiseerd, waarin we ook weer openhartig hebben verteld over onze plannen. Door een open boek te zijn, en duidelijk verwachtingen en wensen op tafel te leggen, hebben bouwers ook hun schichtigheid laten varen. Van de zes inschrijvingen, zijn we met drie de laatste fase van de aanbesteding in gegaan en daaruit is de bouwer die de meeste toegevoegde waarde bood geselecteerd.”
“De grootste les van de NZL, voor mij als projectmanager van dit project, is dat transparantie en eerlijkheid uiteindelijk altijd winst opleveren. We vertellen wat we doen, waar het mis gaat, als we fouten maken, als we het even niet meer weten. Het gáát overlast opleveren, het wordt vies en rommelig en onhandig voor omwonenden en reizigers. Dat gaan we niet mooier maken of verbloemen. Dat doen we ook niet naar de professionele stakeholders; SRA, GVB, de stadsdelen en de gemeenten Diemen en Ouder Amstel. Dat is ook de opdracht voor het eigen team richting aannemer: geen gedraal, zeg waar het op staat. Omgeving heeft zwaar meegewogen in de EMVI-criteria, ze moesten echt laten zien hoe ze dat wilden gaan aanpakken. We hebben enorm geïnvesteerd in de relatie met alle stakeholders, we accepteren niet dat een aannemer dat aan gort schiet en ons achterlaat op een smeulende ashoop. Want zij gaan na afloop van het project weer weg, wij blijven.”
Het is op zijn minst bijzonder te noemen, dat Siebrand stakeholders als GVB al vanaf het allereerste moment betrokken heeft, ook bij inhoudelijke beslismomenten zoals de keuze voor de aannemer. Nú investeren, later oogsten – dat uitgangspunt is leidend in zijn soms ongewone keuzes in aanloop naar de daadwerkelijke uitvoering. “De hele aanbesteding is precies gegaan zoals wij in de draaiboeken hadden staan. Als je iedereen al vanaf het begin betrekt, dan wordt alles voorspelbaarder. Omdat je weet wat je aan elkaar hebt, maar óók omdat iedereen zich flexibeler opstelt. Als ik stadsdeel Centrum vraag of we bouwmaterialen op de Nieuwmarkt mogen lossen, zou de eerste reactie wellicht een volmondig ‘nee’ zijn. Maar als ik ook oog heb voor hun belangen – beloof het zo kort mogelijk te houden en met zo min mogelijk overlast voor de buurt – dan nodigt dat van hun kant ook tot een flexibele opstelling uit.”

moodboard 1

Het bord-op-de-gang

En dan dat moodboard. Hoe kunnen de vier panelen met een paar trefwoorden en zelf uitgekozen illustraties, zo belangrijk zijn voor de eenheid binnen dit project? Op een van de vier panelen in de gang staat een matrix (zie foto): de as van linksonder naar rechtsboven is de as die vooral ‘technisch’ en op macroniveau (de hele stad) is, de andere as gaat over het ‘hoe en waarom’ en over de een-op-een benadering op microniveau. Het laat zich makkelijk raden op welke as Siebrand en zijn team (willen) zitten.
Waar het vaak mis gaat, stelt Siebrand, is dat er zeker in het begin teveel nadruk op de techniek, op het ‘wat’, ligt. “Als je techneuten laat uitleggen wat je doet, dan wordt het al snel een complex verhaal waar niemand meer iets van snapt. Wij hebben het in onze communicatie dus ook bijna niet over het ‘wat’. Op het moodboard in de gang – door het team samen met Alex Sheerazi samengesteld op één van de verplichte driemaandelijkse teammiddagen – staan plaatjes van een rij kamelen die met zonsondergang door de woestijn trekken en een rondreizend circus. (‘wij zijn ook een soort karavaan – die van station naar station door de stad trekt’). Een tekst van Loesje (‘waarom moeilijk doen als het samen kan’), de verpakking van Merci-chocolaatjes, en veel foto’s van gewone mensen (‘de reiziger altijd centraal’) – al die symbolen zijn een constante herinnering aan het ‘hoe en waarom’ van het project.
Voor aannemer Hegeman – deze zomer geselecteerd in de aanbestedingsprocedure waarin in de laatste fase nog twee andere aannemers meededen – is deze filosofie en praktische uitwerking ervan ook wennen. Want ook zij gaan die figuurlijke wasmachine in. Ze zitten een verdieping hoger in hetzelfde gebouw; Siebrand had vrij snel duidelijk gemaakt dat hij verwachtte dat de aannemer én architecten in hetzelfde pand zouden gaan zitten als zij. “De ontwerpers zitten nu fysiek naast degene die het moeten gaan uitvoeren. Dat is rechtstreeks een les van de NZL; op deze manier hopen we te voorkomen dat er wrijving ontstaat tussen ontwerper en uitvoerder, waardoor er nodeloos vertraging, en dus hogere kosten, optreden. Het is onze waarborg dat de stad het plaatje krijgt dat wij ze beloofd hebben.”
“Of we een onderling communicatiesysteem hebben? Ja: de trap. Je moet mensen in de ogen kijken, niet dat gebel en gemail, niet alleen geformaliseerde bijeenkomsten, maar ook – júist – informele, interpersoonlijke contacten. Dat is wennen, ook voor onze eigen mensen. Maar ik geloof er heilig in dat dat de enige manier is om onderling vertrouwen te kweken, dat je echt weet wat je aan een ander hebt, dat je écht samen het project draagt. De aannemer heeft vrij toegang tot onze gang, niemand hoeft aan te bellen. En ja, dat gebeurt ook, ze kondigen niet van tevoren aan dat ze komen. Even is er nog gesproken over het daadwerkelijk fysiek samenvoegen van de teams, maar dat ging ons nog net een stap te ver.” Lachend: “Je moet ook nog wel op elkaar kunnen mopperen af en toe. We zitten nu vijf weken samen, en het gaat al wonderbaarlijk goed. Het is een zakelijke relatie, niet ontstaan uit een ontmoeting aan de bar waarbij de vonken er meteen vanaf spatten, dus het kost tijd. Tijd om dat vertrouwen in elkaar te laten groeien. Mede daarom hebben we ook afgesproken: de eerste zes maanden doet de aannemer niets buiten de deur. Ze moeten alles eerst uitwerken, bespreken, zo nodig aanpassen. Bezint eer ge begint, denk na voordat je iets doet – ik vind het een prachtige les van de NZL.”

Realistisch over risico’s

Ook de politiek krijgt van Siebrand dezelfde benadering als andere betrokkenen. Siebrand haalt er eer uit zelf zijn kwartaalrapportages te schrijven, en op zo’n manier dat het ‘ook voor elk gemeenteraadslid te begrijpen is wat er staat’. “Het lijkt me verdraaid lastig om als raadslid beslissingen te moeten nemen over onderwerpen waar je inhoudelijk weinig vanaf weet. Dan moet je er vanuit kunnen gaan dat je toegankelijke en behapbare informatie krijgt. Uit de raadsenquête naar de NZL bleek dat ook, dat zij op basis van de informatie die ze hadden, eigenlijk nooit dat besluit hadden mogen nemen. Wij zijn altijd open over de risico’s en zullen straks ook echt niet schromen om te melden als er iets mis gaat of er vertraging optreedt.”
Natuurlijk heb je in de planning rekening te houden met politieke belangen. Dat de complexe, ondergrondse stations in het oude centrum niet als eerst aan de beurt zijn, is zowel een pragmatische als een politieke keuze. “Het is logisch om als aannemer te beginnen op een plek met minder omwonenden en reizigers, dan kan je relatief rustig beginnen en ben je ingewerkt tegen de tijd dat CS aan de beurt is. Maar het speelt natuurlijk ook mee dat de politieke wens bij stadsdeel Zuidoost leeft om te beginnen met station Holendrecht. Die wens is opgepikt door onze aannemer.”

 

Zijn de lessen echt geleerd?

De lessen de Noord/Zuidlijn; kent u ze nog? Begin 2012 nodigde burgemeester Eberhard van der Laan projectmedewerkers van Amsterdamse projecten uit voor een serie van workshops waarin ambtenaren, bestuurders en bewoners gemaakte fouten bespraken en vastlegden. Er werd een boekje van gemaakt – ‘Samenspel en tegenspraak’ – dat 10 lessen omvatte, te weten:

  • Bezint eer ge begint
  • Zorg voor een sterke projectorganisatie
  • Organiseer samenwerking met andere partijen actief
  • Zoek tegenspraak
  • Wees realistisch over risico’s
  • Geef uitvoering een grotere plaats in het project
  • Versterk de positie van de gemeente in de markt
  • Versimpel de inhoud en beperk regels en controles
  • Zorg voor bewuste en onderbouwde besluitvorming
  • Bestuur: bestuur!

 

Reacties

Geef een reactie

440 keer bekeken

Gerelateerde artikelen

Kansen en knelpunten webstrategie Noord/ZuidlijnOok de kraanmachinist is omgevingsmanagerNoord/Zuidlijn web strategy: opportunities and obstaclesVan pispaal, via vertrouwen naar trotsKen uw omgeving! Maar: hoe?Bouwen aan omgevingsmanagement