Op de kenniswebsite delen en verrijken we de opgedane kennis rondom de bouw van de Noord/Zuidlijn. Zo bereiken we de metrobouwers, projectmanagers en communicatiedeskundigen van de toekomst en zullen de lessen van de Noord/Zuidlijn daadwerkelijk beklijven en handvatten bieden aan medewerkers van andere grote infrastructurele werken nu en in de toekomst.
11 november 2015

Aanbesteden en contracteren #6: Een praktische denker

IMG_0762

Zorgen dat iedereen op tijd, binnen het budget, doet wat er beloofd is: dat is de rol van manager projectbeheersing Johan van der Beek. Dit interview is het zesde, en voorlopig laatste deel in het dossier Aanbesteden en Contracteren, waarin we het project Stationsrenovatie Oostlijn (SRN) op de voet volgen.

Als het goed loopt, kan een manager projectbeheersing achterover leunen. Zo vat Johan van der Beek zijn functie samen. Om er – na een voor hem kenmerkende bulderlach – aan toe te voegen dat de praktijk uiteraard altijd weerbarstiger is. “Ik beheers het dossier, heb mijn vinger aan alle losse polsen om in de gaten te houden dat iedereen doet wat hij beloofd heeft, binnen budget en tijd. De bulk van mijn werk zit aan de voorkant, in het begin is het veel werk om alle afzonderlijke dossiers voor alle betrokkenen in- en overzichtelijk te maken. Als je daar voor aanvang van het project in investeert, heb je daar de hele rit profijt van. Mijn toegevoegde waarde in het team zit in het bewaken van het proces, er voor zorgen dat morgen, overmorgen en volgende week alles goed loopt omdat alle mensen in het team de informatie hebben die ze nodig hebben. Daarnaast ben ik klankbord en sparringpartner. Mijn werkweek bestaat vooral uit héél veel praten.”

Hij is een self made man, deed de havo en ging daarna aan de slag. Een doener, pragmatisch, handen uit de mouwen. Maar wel een die snel en graag leert en gaandeweg – via de Betuweroute en Noord/Zuidlijn – steeds meer procesmatig is gaan werken. “Mijn inborst als doener helpt nog steeds”, zegt hij daarover. “Met 50 Johan’s kan je als organisatie niets, maar één heb je er eigenlijk in elk project wel nodig. Een ideaal team bestaat uit een zorgvuldig samengestelde groep mensen die elkaar qua gedrag en achtergrond aanvullen en versterken. Een team met één bloedgroep, dat werkt minder goed. Juist door al die verschillende disciplines en karakters houd je elkaar scherp. Ik kan aan een techneut een hele ‘domme’ vraag stellen, en andersom ook. Als je met dezelfde types zit, wordt de ‘waarom-vraag’ vaak te weinig gesteld.”

8 mei 2015 PHOTO: WIEBKE WILTING

foto: Wiebke Wilting

‘Help ons ontzorgen’

Johan begon in 2009 als controller bij Diepe Stations op de Noord/Zuidlijn; juist op het moment dat het hele project op zijn gat lag door een ingewikkeld conflict met de aannemer. ‘Veel ingewikkelder dan dat wordt het niet’, vat Van der Beek met gevoel voor understatement samen. ‘Voor een project is het vreselijk als het zo vastloopt, maar voor mij was het een mooie start; vanuit een dieptepunt kan je alleen maar omhoog krabbelen, je ziet snel effect van je werk.

Hij is nog steeds betrokken bij het contract Diepe Stations, dat in de afrondende fase zit. Daarnaast was hij, eveneens als controller, betrokken bij het project Vluchtwegmaatregelen en is hij sinds 2012 aan de slag als manager projectbeheersing bij Stationsrenovatie Oostlijn (SRN). Een héél ander type project, benadrukt Johan verschillende keren tijdens het gesprek. “Natuurlijk, je leert in elk project dingen die je in een volgende kunt toepassen, maar dat is je eigen persoonlijke ervaring, dat heeft weinig met de projecten an sich te maken. Bij de Oostlijn is de rol van de aannemer bijvoorbeeld groter, veel groter. Ze zijn verantwoordelijk voor zowel ontwerp als uitvoering. Onze uitvraag was anders, en ook de gekozen contractvorm is heel anders.”

Risicobeheersing was een belangrijk criterium in de aanbesteding, die uiteindelijk gegund is aan aannemer Hegeman. Johan: “We hebben de aannemer expliciet gevraagd: ‘help ons zoveel als mogelijk om ellende te voorkomen’. Je weet van tevoren dat er ‘pijn’ gaat ontstaan, we waren ons er vanaf het begin van bewust dat we de aannemer nodig hebben om ons te ontzorgen, dat je het vertrouwen hebt dat je die taken met gerust hart kunt delegeren. Dat de aannemer in staat is problemen te voorkomen en snel op te lossen als ze zich voordoen.”

Het projectteam formuleerde vijf risicodomeinen waarmee ze de aannemer uitdaagden:

  • Beeldkwaliteit; hoe waarborgt de aannemer de beeldkwaliteit die wij beloofd hebben?
  • Renovatie betekent ingrijpen in een bestaande situatie; je weet niet wat het losmaakt en wat je in de praktijk tegenkomt. Die constante beweging brengt onzekerheid met zich mee. Als dingen anders lopen dan toen bij de opdracht werd verstrekt – hoe gaat de aannemer daar dan mee om?
  • De raakvlakken met andere projecten; het afstemmen met andere infrastructurele projecten, bijvoorbeeld het ICT-netwerk voor de Noord/Zuidlijn.
  • Hinder voor reizigers en omwonenden; in en bij een metrostation zijn twee belangrijke groepen die soms conflicterende belangen hebben: enerzijds reizigers die willen dat de metro altijd rijdt en anderzijds mensen die wonen of werken bij het station en die geen overlast willen.
  • Het bewaken van een goede relatie met de professionele stakeholders, zoals stadsdelen, Waternet en het GVB.

Wittebroodsweken

Voor Van der Beek is het de eerste keer dat hij vanaf het prille begin betrokken was bij een project – een positieve ervaring. “Je hebt een grotere verantwoordelijkheid, je krijgt het zelf terug op je bord als je het niet goed geregeld hebt. Er is geen escape, niks of niemand die je de schuld kunt geven. Dat voelt lekker. Alles weten is onmogelijk, maar je bent wel overal bij betrokken en kent alle dossiers.”

“Mijn doel: in control te blijven. Dat je wéét dat je met elkaar adequaat en rustig kunt reageren als de onvermijdelijke problemen zich voordoen.”

De relatie met de aannemer is harmonieuzer dan wat hij gewend is, al is hij de eerste om toe te geven dat ze nog in de wittebroodsweken zitten. “Ze moeten natuurlijk nog gaan waarmaken wat ze beloven, maar de relatie is wel echt steviger dan ik bij andere projecten tot nu toe tegengekomen ben. De lijnen zijn kort, we kunnen bij elkaar binnenlopen, letterlijk, want de aannemer zit in hetzelfde pand bij station Van der Madeweg. We moeten waken voor een oude jongens krentenbrood-sfeer, zakelijke afstand is óók belangrijk om scherp naar elkaar te blijven.

Op 1 maart gaan ze ‘los’, dan gaan de werkzaamheden volgens planning beginnen. Een spannend moment, vindt Johan. “Lukt het wat je met zijn allen bedacht en beloofd hebt? Het perfecte project is het ultieme doel, dat alles loopt zoals het moet lopen. Maar als dat in de praktijk zo gaat, is het natuurlijk vooral ontzettend saai. Wat daarom mijn doel is, is om in control te blijven. Dat je wéét dat je met elkaar adequaat en rustig kunt reageren als de onvermijdelijke problemen zich voordoen.”

Robuustheid

Station Holendrecht is als eerste aan de beurt, daarna worden er meerdere stations tegelijkertijd aangepakt. Soms zijn er twee of drie stations in uitvoering, met een piek begin 2017, dan werken ze op vijf plaatsen tegelijk. Een bewuste keuze, omdat het logistiek en materieel handiger is, maar ook omdat het zowel de aannemer als het projectteam de kans geeft om tijdens het werk te leren van fouten. “Feitelijk zijn alle stations afgebakende projecten, dat geeft ons ook de kans om te leren en successen toe te passen op stations die volgen. En natuurlijk om dat te vieren. Goed voor de motivatie binnen het team, goed voor het vertrouwen in de omgeving.”

“We hebben het ook omgedraaid, gevraagd hoe we het hen makkelijker kunnen maken. Daag ons maar uit, zo kunnen we met geven en nemen het beste uit iedereen halen.”

Van de Beek heeft in de voorbereidende fase, die nu min of meer afgerond is, een sturende rol gehad. Straks bij de uitvoering zal hij vooral toetsen of producten en processen afgeleverd worden zoals afgesproken. Heeft de aannemer het goed ‘in de klauwen’, beheerst hij de risico’s – daar zal hij streng op bewaken. “In het contract staan met name negatieve prikkels om daarop te sturen, met elke tekortkoming verliezen ze punten en dat vertaalt zich uiteindelijk in geld.

Met de positieve prikkels zijn we nu bezig, die gaan we alsnog inbouwen. Zo praten we over het invoeren van bonussen, bijvoorbeeld als Hegeman het voor elkaar kan boksen om de hinder te beperken. De uitwerking daarvan, daar zit ik nu middenin. Het biedt Hegeman de kans meer omzet te genereren, een extra stimulans. We hebben het ook omgedraaid, gevraagd hoe we het voor hen makkelijker kunnen maken. Daag ons maar uit, zo kunnen we met geven en nemen het beste uit iedereen halen. Neem bijvoorbeeld het verwerken van documenten, daar staat soms een termijn van vier weken voor om deze door ons te accepteren. Maar stel nou dat wij dat kunnen verkorten, dan kunnen zij sneller door. Als we dat doen, wat staat daar dan voor ons weer tegenover? Die ‘ruilhandel’ is leuk, je leert elkaar sneller kennen en ook vertrouwen, want je moet er vanuit kunnen gaan dat de ander betrouwbaar is. Ik merk dat het voor de aannemer echt spannend is. Die is, denk ik op dit moment, veel traditioneler ingesteld dan wij. Maar ze wíllen echt, dat is het belangrijkste.”

Wiebke Wiltink

foto: Wiebke Wiltink

Het bewaken van de begin- en eindtijd van het project, de robuustheid van hun planning – dat is ook een belangrijke taak voor Van der Beek. “Dat klinkt misschien als doodnormaal, maar in projecten is dat niet altijd het geval. Terwijl het voor de reiziger, omgeving en stakeholders, en dus voor ons, juist essentieel is dat zij weten waar ze aan toe zijn. Een aannemer kan dus niet zo maar besluiten om te schuiven in de planning; niet later, maar eigenlijk liever ook niet eerder. Voorspelbaarheid is het kernwoord, iedereen moet van tevoren weten waar ze aan toe zijn. Dat schept vertrouwen.”

Belangrijke lessen

Je leert van elk project, elke fout, elke ervaring. Johan waakt ervoor te veel te vergelijken, omdat projecten nu eenmaal vaak meer verschillen dan overeenkomen. Als hij dan toch een paar lessen voor zijn collega’s moet formuleren, dan zijn het deze:

  • Zorg dat je projectopdracht duidelijk is.
  • Begin zo vroeg mogelijk met risicoprofiel van het project; elk project hangt aan elkaar van risico’s. Als je die in beeld hebt en de beheersmaatregelen die je er op loslaat in de vingers hebt, dan ben je op de juiste manier het project aan het runnen.
  • Zorg dat je tussentijdse successen kunt halen. Het belang daarvan vergeten we wel eens. Laat zien wat je tussentijds doet, dat er dingen afgerond worden. Dat is goed voor motivatie intern, maar ook naar buiten belangrijk. Daarmee maak je het project tastbaar voor de omgeving. Vier de mooie momenten, dat hoeft lang niet altijd met enorm spektakel, liever niet zelfs, maar markeer wel het moment.

Dit is voorlopig het laatste artikel is in de serie Aanbesteden en Contracteren.

Reacties

Geef een reactie

199 keer bekeken

Gerelateerde artikelen

Projectbeheersing Noord/ZuidlijnWhat London taught usLeren van LondenKnuffelbeer blijft in de bouwputAanbesteden & contracteren #3: Hoe kom je tot de juiste vraag?De sport van het plannen