Op de kenniswebsite delen en verrijken we de opgedane kennis rondom de bouw van de Noord/Zuidlijn. Zo bereiken we de metrobouwers, projectmanagers en communicatiedeskundigen van de toekomst en zullen de lessen van de Noord/Zuidlijn daadwerkelijk beklijven en handvatten bieden aan medewerkers van andere grote infrastructurele werken nu en in de toekomst.
5 januari 2015

Aanbesteden & contracteren #2: Alles begint bij de juiste vraag

Guido Lahaije

In het discussiedossier Aanbesteden en Contracteren volgen we het project Stationsrenovatie Oostlijn op de voet. De eerste dialoogronde met een selectie van vijf aannemende partijen is bijna afgerond. Tijd dus om weer eens met de thermometer langs te gaan. Dit keer bij Guido Lahaije, een van teamleden die de aanbesteding voorbereidde en nu begeleidt.

In het eerste interview in dit discussiedossier stelde Siebrand dat we nog te vaak de verkeerde discussie voeren als het gaat over problemen in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het gaat volgens hem namelijk bijna altijd over aannemers die alleen maar op meerwerk uit zijn of bij Design & Construct contracten (D&C) niet de gevraagde kwaliteit leveren. Naar zijn mening beseffen we nog te weinig dat de kiem van deze problemen al vaak in de aanbesteding wordt gelegd. Siebrand: ‘Volgens mij moeten we ons vooral realiseren dat de voorwaarden voor een succesvol project vaak al besloten liggen in de wijze waarop wij onze aanbestedingen vormgeven. Hoe we tijdens de aanbesteding het succes van het project kunnen bevorderen, is volgens mij het eerste waar we met elkaar over in gesprek moeten gaan.’ Hoe ziet Guido Lahaije dat? En hoe zien we dit terug in de aanbestedingsvorm die ze gekozen hebben bij Stationsrenovatie Oostlijn?

De juiste vraag
Lahaije is sinds de zomer van 2013 betrokken bij Stationsrenovaties Oostlijn, het project waar toen al minimaal 10 jaar over gesproken werd. Zijn eerste taak: het maken van een goed inkoopplan. Volgens hem begint een goede opzet voor de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer namelijk nog eerder: niet bij de aanbesteding, maar bij het stellen van de juiste vraag. Helemaal bij een project als dit is dat van belang, want naast de lange voorgeschiedenis, is er een enorme hoeveelheid invloeden van buitenaf waar dit project mee te maken heeft. Tal van partijen hebben belangen bij de stationsrenovaties en willen die terug zien in het project. Dus daar moeten wij in de vraag al een vertaling van maken.’

Ontwerp
Een goed voorbeeld daarvan zijn de eisen die in dit project gesteld worden aan het ontwerp. Voor de renovatie van de stations ligt al een voorlopig ontwerp van GROUP A architecten. Lahaije: ‘Dit ontwerp is de uitkomst van compromissen met al die verschillende Amsterdamse partijen die iets van ons project vinden. Hierdoor is er weinig ruimte om van het ontwerp af te wijken.’ Wanneer je zo precies weet hoe het eruit moet komen te zien, zal je volgens Lahaije dus ook heel precies moeten zijn in het neerzetten van die verwachting. ‘We vragen de aannemer met ideeën te komen waarmee hij ons kan helpen om dit plaatje dat we al aan Amsterdam verkocht hebben ook daadwerkelijk zo te krijgen. Het heeft dan geen zin om vrijheid te geven op punten waar die er niet is.’ Waar de aannemer wel in wordt vrijgelaten, is hoe hij tot dat beeld, dat plaatje van de architect komt. ‘Hoe het er op hoofdlijnen uit moet zien staat vast, maar voor de gedetailleerde uitwerking en de wijze waarop hij dat gaat bouwen, maken we graag gebruik van zijn expertise.’

Bullewijk

Station Bullewijk. Impressie: Group A

Design discussie
De eerste afweging voor Lahaije en zijn collega’s Birgit Le Haen en Eveline Snijders was welke contractvorm het meest geschikt zou zijn voor dit project en welke aanbestedingsprocedure ze daarvoor wilden gebruiken. Voor de contractvorm hebben ze het hele spectrum van traditioneel contract op basis van bestek tot en met de integratie van Design, Construct, Maintain en Finance de revue laten passeren. ‘De M en F vielen eigenlijk al vrij snel af, omdat onderhoud en beheer niet in de scope van het project meegenomen waren,’ vertelt Lahaije. ‘Bovendien past het niet zo bij de Amsterdamse structuur zoals die nu is waarbij een deel het onderhoud van de infrastructuur bij GVB is belegd.’ Zo bleven de D en de C over waarbij de D ook nog een tijdje ter discussie stond. Want wat is de integratie van Design in een contract eigenlijk nog waard als er al een behoorlijk uitgewerkt voorlopig ontwerp van een architect ligt? ‘Wij vonden uiteindelijk dat het opnemen van de D in het contract wel degelijk voordelen bood in het bouwkundige deel en vooral in het installatietechnische deel.’ De kennis en de innovatiekracht van de markt bieden daar volgens Lahaije vele voordelen. ‘Bovendien kan hij het ontwerp en de realisatie nu veel meer op elkaar afstemmen.’

Vertrouwen kweken
Na de keuze voor het contract volgde de keuze voor de aanbestedingsvorm: op welke manier moet de vraag naar de markt toegebracht worden? En wat vind je als opdrachtgever belangrijk om met die markt te bespreken? ‘Een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer stond bij ons hoog op de agenda. Maar hoe ga je er nu voor zorgen dat je uiteindelijk een partij krijgt waar dat ook mee lukt?’ En ook niet onbelangrijk volgens Lahaije: wat doe je er zelf aan? De gemeente Amsterdam staat volgens hem bij de markt ook niet overal bekend als een partij waarbij de samenwerking in projecten in het verleden altijd even goed verlopen is. ‘Dus het is net zo goed aan ons om vertrouwen te wekken.’ De beste manier om dit vertrouwen over en weer te kweken is volgens Lahaije om zo vroeg mogelijk het gesprek over de onderlinge verwachtingen met elkaar aan te gaan. Een concurrentiegerichte dialoog leent zich hier goed voor. Deze aanbestedingsprocedure is daarbij in twee dialoogfases ingesteld waarin er in de eerste fase alleen nog maar met elkaar over kwaliteit gesproken wordt en in de tweede fase de prijs pas aan bod komt. ‘Wat verwachten wij? Waar zien wij risico’s en op welke manier kunnen zij ons daarbij helpen?’ Dat zijn vragen die in de dialoog van belang zijn, vertelt Lahaije. ‘In deze dialoogfase kunnen we bovendien ook toetsen of de vraag duidelijk gesteld is en of we geen dingen over het hoofd zien.’

Uitspreken van verwachtingen
gesprek over kwaliteit gaat aan de hand van vijf EMVI-criteria (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). Wie straks op deze vijf criteria 100 procent scoort kan daarmee maximaal 70 procent van de prijs fictief compenseren. ‘Wij wegen kwaliteit dus zwaar mee, zoals Dik van Manen in zijn reactie op het interview met Ronald Siebrand ook al aangeeft, maar anders dan bij de aanbestedingsmethode Best Value Procurement (BVP) vaak het geval is, doen wij dat in dialoog met de verschillende partijen én door zelf heel duidelijk te zijn over onze verwachtingen.’ zegt Lahaije. Want hoe beter de opdrachtgever kan aangeven wat hij wil, hoe kleiner de kans op onenigheid onderweg en teleurstelling achteraf, vindt Lahaije. De EMVI-criteria zijn voor het project Stationsrenovatie Oostlijn dan ook opgesteld aan de hand van de punten in het project waarin het projectteam zelf de meeste kans op onduidelijkheid en onenigheid verwacht.

De criteria
Naast het belang dat zij als opdrachtgever hechten aan het ontwerp en de ruimtelijke kwaliteit, zijn er nog vier punten die het projectteam vooraf heeft gedefinieerd als ‘risicovol’ en daarom ook in de EMVI-criteria opgenomen om verder uit te werken in de aanbesteding. Lahaije somt ze op: Het risico van de bestaande situatie, het beheersen van de raakvlakrisico’s, hinder voor reizigers en omgeving en de relatie met stakeholders. ‘Risico’s die wij niet bij de aannemer leggen, maar waarbij we de aannemer uitdagen om met ons mee te denken hoe zij voor ons die risico’s zo veel mogelijk kunnen reduceren. We willen hem op al die punten uitdagen aan de voorkant beter inzichtelijk te krijgen wat er straks aan de achterkant nodig is.’

cs

Metrostation Amsterdam Centraal. Impressie: Group A

Bestaande situatie en raakvlakken
Maar wat zijn die risico’s dan precies? En als verwachtingsmanagement dan zo belangrijk is: wat verwacht hij van de oplossingen van de aannemers? Om de beoordelingscommissie niet voor de voeten te lopen, moet Lahaije voorzichtig zijn bij het omschrijven van de criteria en kan hij dus niet te diep op alle onderdelen in gaan, maar kort kan hij er wel wat over zeggen. Te beginnen bij ‘het risico van de bestaande situatie’. ‘De uitdaging hier is dat wij onvoldoende zeker weten hoe de situatie buiten zal zijn als de aannemer aan het werk gaat.’ De Oostlijn is een metrolijn in exploitatie en die verandert continu. ‘Wij weten dus bij voorbaat dat de informatie die wij verstrekken niet volledig is en dat het op het moment dat we het uitgeven met grote kans ook al weer verouderd zal zijn.’ Dat geldt ook voor het beheersen van de raakvlakrisico’s met andere projecten van de Dienst Metro. Lahaije: ‘Hoe kan de aannemer zo goed mogelijk anticiperen op wat komen gaat vanuit deze projecten?’

Beperken van hinder en versterken van relaties
Aandachtspunt bij het criterium hinder voor de reizigers en omgeving is volgens hem dat er gewerkt moet worden ‘met de winkel open’. ‘Hierdoor zullen we meer, of in elk geval op een andere manier, overlast veroorzaken dan wanneer je iets nieuws maakt.’ En dan is er nog de relatie met de stakeholder. ‘We hebben te maken met een project dat voor een deel midden in Amsterdam ligt en dat al een lange voorgeschiedenis kent en daardoor dus veel verschillende stakeholders kent. Wij hebben een goede band met die stakeholders en willen dat graag zo houden.’ Van de aannemers vraagt hij daarom dat zij voorstellen doen hoe zij met die stakeholders om willen gaan om die goede relatie mede in stand te houden.’

Datingshow
Maar, als samenwerken zo hoog op de agenda staat, waarom is dat dan niet opgenomen als criterium? ‘We hebben het juist opgenomen in alle criteria, vindt Lahaije. ‘Ik ben van mening dat je samenwerking hooguit kunt stimuleren, maar nooit op kunt leggen. De overkoepelende vraag van al deze criteria is wel: welke samenwerking zoek je op om deze risico’s te verkleinen?’ Het is volgens hem net als bij een datingshow. De hamvraag is of je bij elkaar past. Maar daar kom je achter door juist niet díe vraag te stellen, maar allerlei andere vragen waaruit blijkt of dat wel of niet zo is. En als we dan in die vergelijking doorgaan: hoe zorgt hij er nu voor dat hij straks aan het eind van de datingshow ook echt de partner krijgt waarvoor hij koos? Met andere woorden, hoe weet hij dat de mensen waarmee ze nu aan tafel zitten straks ook echt het werk gaan doen? ‘Dat weet je nooit helemaal zeker.’ zegt Lahaije. En ook dat is volgens hem lastig op te leggen. ‘Wat we wel kunnen doen is aangeven welk belang wij er aan hechten en zelf het goede voorbeeld geven.’ En daarna is het gewoon een kwestie van doen, vindt hij. ‘Een goede relatie met je partner hangt ook niet alleen maar af van het samenlevingscontract.’

Over dit discussiedossier:

In dit dossier volgen we het project Stationsrenovatie Oostlijn op de voet. Dat betekent dat we eens in de zoveel tijd de temperatuur komen nemen bij Ronald Siebrand en zijn team – en dan natuurlijk vooral als het spannend dreigt te worden. Daarnaast zoeken we binnen dit dossier de discussie op met andere partijen in de stad. Waar lopen andere projecten tegen aan? En wat kunnen wij daarvan leren?

Andere bijdragen in dit dossier

  • Ronald Siebrand opent het dossier: volgens hem voeren we nog te vaak de verkeerde discussies. Over de problematische samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, over aannemers die alleen maar op meerwerk uit zijn of bij D&C niet de gevraagde kwaliteit leveren. Maar daar zit volgens hem niet de kiem van het probleem. Waar zit die dan wel? En waar zou de discussie volgens Siebrand over moeten gaan? Dat lees je in dit artikel.
  • Projectleider Techniek, Uitvoering en Overdracht Bas de Jong is verantwoordelijk voor het formuleren van de juiste vraag, de voorwaarde voor een succesvol project.
  • Omgevingsmanager Cor van Dam over de bijzondere positie van de omgeving in dit project.

Reacties

Geef een reactie

501 keer bekeken

Gerelateerde artikelen

Van tunnelvisie naar glazen huisHet belang van échte samenwerkingSamenwerken is niet hetzelfde als elkaar niet tegenwerkenHoe manage je een complex boorproces?Innovatief aanbesteden bij de Dienst MetroNieuwe meetmethode Amsterdams tram- en metronetwerk