Op de kenniswebsite delen en verrijken we de opgedane kennis rondom de bouw van de Noord/Zuidlijn. Zo bereiken we de metrobouwers, projectmanagers en communicatiedeskundigen van de toekomst en zullen de lessen van de Noord/Zuidlijn daadwerkelijk beklijven en handvatten bieden aan medewerkers van andere grote infrastructurele werken nu en in de toekomst.
13 april 2015

Aanbesteden communicatie #3: Grunnegers onder elkaar

Er zal de komende jaren nog flink wat overlast zijn voor omwonenden, bedrijven en weggebruikers.

Houd je de communicatie als opdrachtgever bij jezelf of laat je het aan je aannemer over? De ombouw van de zuidelijke ringweg kan op Groningse schaal dezelfde impact hebben als de de Noord/Zuidlijn op Amsterdam. Niet verrassend wellicht, kiezen communicatiedeskundige Luuk Hajema en zijn collega’s dan ook voor een vergelijkbare aanpak in de communicatie.

 ‘Voorlichters moeten de taal en de omgeving kennen. Niet iemand uit Den Haag of Amsterdam die in Groningen de weg niet kent. Zeker nu niet; veel Groningers kijken met argwaan naar de landelijke politiek.’

‘Wat ik hier doe, zou ik in Maastricht echt niet zo maar kunnen doen’, zegt Luuk Hajema stellig. ‘Misschien na een jaar inburgeren, maar niet als ze me vandaag vanuit het Noorden daar invliegen.’ Hajema werkt als communicatiedeskundige bij de projectorganisatie Aanpak Ring Zuid, die de ombouw van de zuidelijke ringweg bij de stad Groningen voorbereidt. ‘Als iemand moppert over de herrie in zijn straat, dan moet je direct weten over welke straat hij het heeft. Praat je met de buurt over een project, dan zorg je dat er ‘stadjer’ voor de zaal staat, iemand die de stad en de betreffende buurt op zijn duim kent, anders ben je hier snel klaar met je project. Een ingenieur met een Haags accent zou ik echt nooit het woord laten doen. Als je geen gevoel hebt voor lokale sentimenten – in dit geval met betrekking tot de aardbevingen door aardgaswinning – dan kan je je niet écht verplaatsen in de betrokkenen. Je kunt je erin verdiepen, maar je wordt nooit een van hen. En vaak werkt het dan nog niet, is wat je zegt niet ‘echt’.

Communicatiedeskundige Luuk Hajema

Communicatiedeskundige Luuk Hajema

Bruggenbouwer
Hajema werkt sinds eind 2010 voor het project Aanpak Ring Zuid. Hij is geboren Groninger, die de afgelopen 25 jaar in verschillende delen van het land werkte als communicatiemanager. “Communicatie is overbruggen en overbruggen is communicatie”, schrijft hij onder het kopje ‘filosofie’ op zijn website. Nog los van zijn Groninger hart en jarenlange ervaring bij ingewikkelde en langlopende infrastructurele projecten, is hij bij dit project ook zelf bruggenbouwer tussen de drie bestuurlijke organisaties die voor deze gelegenheid samenwerken; de bestuurders van gemeente en provincie Groningen en Rijkswaterstaat wilden als communicatiemanager iemand die het gebied goed kende en voor alle drie organisaties acceptabel was.
De projectgroep staat voor een immense communicatieve uitdaging, want het gaat om het omvangrijkste infrastructurele project ooit in Noord-Nederland, met een tracé dwars door de stad Groningen, met veel overlast voor betrokkenen. Hajema: ‘De werkzaamheden komen op sommige plekken tot tien meter van de voordeuren, in één straat zullen huizen moeten worden gesloopt, weggebruikers gaan er veel last van krijgen. En dat duurt alles bij elkaar ook nog eens zo’n vijf jaar. Als een project zo’n enorme impact heeft op de omgeving, weet je dat communicatie een van de belangrijkste succesfactoren is. Communicatie is ook de verbinding tussen nu en straks. We hoefden bestuurders dan ook niet te overtuigen van de urgentie, en dus ook niet te bedelen voor budget. De betrokken wethouders en gedeputeerden, maar ook de directie van RWS, realiseerde zich van meet af aan dat goede communicatie essentieel is. Vanaf het begin van de fase van planstudie, in 2011, organiseerden we informatiebijeenkomsten en hebben we een projectwebsite gelanceerd. Mensen zijn zo veel mogelijk huis-aan-huis geïnformeerd en er is veel energie gestopt in overleg; met bedrijven, scholen, belangenorganisaties en individuele bewoners.

Julianaplein nu

Boven een impressie van hoe het Julianaplein eruit komt te zien. Hier het plein nu.

 

In de startblokken
De komende tijd gaat het echte werk van start. In de tweede helft van 2015 begint het verleggen van kabels en leidingen in de omgeving van de ringweg, daarvoor gaan straten en stoepen al op de schop en gaat het boren en graven op sommige plaatsen concrete overlast veroorzaken. Eind 2016 of begin 2017 begint het werk aan de ringweg zelf en neemt de hinder voor weggebruikers en omwonenden verder toe. Hajema: ‘Door hier steeds intensief en tijdig over te communiceren, willen we voorkomen dat we bewoners en weggebruikers overvallen en hopen we dat mensen hinder die ze onvermijdelijk zullen hebben wat beter kunnen accepteren. Het is te hopen dat we achteraf kunnen concluderen dat die aanpak heeft gewerkt. Dat mensen zeggen: achteraf is het meegevallen, want we waren op alles voorbereid.’
De eerste jaren lag de nadruk in de communicatie vooral uit zenden; informatie geven. In de loop van de tijd nam de bekendheid van het project toe, en daarmee ook de discussie erover. Voorafgaand aan een formele inspraakperiode in 2013 intensiveerde de projectorganisatie de inzet van communicatie en werd het accent verschoven. Hajema: ‘Toen we merkten dat de discussie over het project toenam en in de media vaak óver ons, maar niet mét ons werd gevoerd, besloten we snel te handelen. Er kwam een discussieoptie op de website en we hebben actiever de dialoog opgezocht op sociale media. Daarvoor hebben we advies gevraagd bij een aantal experts, onder wie ook Alex Sheerazi van de Noord/Zuidlijn. Want de communicatiestrategie van de Noord/Zuidlijn is niet alleen succesvol gebleken, ons project lijkt in een aantal opzichten op de klus waar de Noord/Zuidlijn voor staat. We proberen te leren van ervaringen in Amsterdam, maar ook in Maastricht of Delft, waar soortgelijke projecten al ver zijn gevorderd.’

Het eindresultaat zal hopelijk prachtig zijn. Zo wordt de weg gedeeltelijk verdiept aangelegd. Hier overheen komen drie ‘deksels’. Op de deksels ontstaat ruimte voor een nieuw groen gebied: het Zuiderplantsoen.

Het eindresultaat zal hopelijk prachtig zijn. Zo wordt de weg gedeeltelijk verdiept aangelegd. Hier overheen komen drie ‘deksels’. Op de deksels ontstaat ruimte voor een nieuw groen gebied: het Zuiderplantsoen.

Acteurs en regisseur
In de discussie over het wel of niet aanbesteden van communicatie zit Hajema dan ook meer op de lijn die Sacha van Anraat hier eerder uitstippelde: hij is er heilig van overtuigd dat de communicatie van een dergelijk project alleen maar goed kan gaan als je als opdrachtgever zelf de regie neemt en houdt. ‘De aannemer staat bij de opengebroken straat, in de bouwput, natuurlijk moet hij contact met omwonenden hebben. Maar zij zijn de acteurs, wij de regisseur. Zij kunnen hun rol alleen goed spelen, als wij ze precies vertellen wat ze moeten doen. Niet altijd naar de letter, maar in elk geval wel altijd naar de geest. Wij moeten de stijl van opereren bepalen, vanuit onze eigen kernwaarden.’
Het project wordt momenteel aanbesteed volgens een D&C contract, met Rijkswaterstaat als formele opdrachtgever. Waar RWS een belangrijk deel van de communicatie vaak wegzet bij de aannemer, houden ze in Groningen de touwtjes strak in handen. Hajema: ‘Alles gaat voor, tijdens en na een activiteit langs ons. Elke minuut van de werkzaamheden zullen we bereikbaar zijn voor vragen.’
De eisen op gebied van communicatie zijn streng; de aannemer die straks de klus toebedeeld krijgt, moet er tot in elk haarvat van doordrongen zijn hoe belangrijk communicatie is en zich moeten realiseren dat het werken in een dichtbevolkte stad wezenlijk anders is dan een project uitvoeren in een open weiland. Hajema: ‘Voordat hij ook maar een schep in de grond zet, zal hij met bewoners in gesprek moeten gaan over hoe hij dat gaat doen. Sommige details in het contract zijn nog niet volledig uitgewerkt, zodat er enige ruimte is voor overleg hierover met betrokkenen. De aannemer moet een plan voorleggen waarin hij heel precies uitlegt wat hij gaat doen om de bereikbaarheid, veiligheid en leefbaarheid in het gebied tijdens werkzaamheden te optimaliseren. Pas als wij en de buurt het plan goedkeuren, kan hij aan het werk. Dus ja, wij schrijven vrij dwingend voor hoe we het willen hebben, maar doen tegelijkertijd ook een beroep op de creativiteit van de aannemer zelf.’

Relatie kan stootje hebben
Nu communicatie steeds vaker al dan niet gedeeltelijk bij de aannemer komt te liggen, groeit ook hun expertise op dit gebied. Toch gelooft Hajema niet dat de markt uit zichzelf deze kennis en vaardigheden zal opbouwen en toepassen. ‘Simpel: het kost ze geld. Marktpartijen zijn passanten in een gebied, terwijl de overheid blijft als de aannemer klaar is. Marktpartijen zetten daarom alleen die extra stappen, als je ze daar expliciet om vraagt. ‘
Ook hier is Hajema het met Van Anraat eens: communicatie werkt alleen als je investeert in langdurige, duurzame relaties. ‘Je gaat jarenlange ellende veroorzaken. Omwonenden kunnen dat alleen maar hebben als ze ervan overtuigd zijn dat je alles op alles zet om die nadelen te beperken. Als je een fout maakt, moet je het ook niet wegstoppen of bagatelliseren, ik ben voor radicale openheid en eerlijkheid. Als je een stabiele basis met elkaar hebt, dan kan zo’n relatie wel tegen een stootje.’

De herprofilering van de Ringweg Zuid in Groningen is een van de grotere projecten in ons land de komende jaren en het grootste infrastructurele project ooit in Noord Nederland. De aanpak van de twaalf kilometer lange ringweg (waar de landelijke wegen A7 en A28 elkaar middenin de stad kruisen) is een project vol superlatieven. De planstudiefase is onlangs afgerond, de aanbestedingsperiode is net begonnen en moet het eerste kwartaal van 2016 een aannemer opleveren. De voorbereidende werkzaamheden (o.a. verleggen van leidingen, versmallingen en aanpassen van rijrichtingen) beginnen de tweede helft van dit jaar. In vijf jaar geplande werktijd (start: eind 2016/begin 2017) zal het tracé, dwars door de stad Groningen, een metamorfose ondergaan. De verandering is het grootst in het hart van het plangebied. Daar verdwijnt de weg onder de grond. Nu ligt hij hier op een hoog talud en voert dwars door woonwijken. Nieuwe aansluitingen, extra rijstroken en ongelijkvloerse kruisingen moeten ertoe leiden dat de stad en regio Groningen beter en veiliger bereikbaar en bereisbaar zijn. In 2020 zullen dagelijks 130.000 auto’s en vrachtwagens rijden over de vernieuwde A7/N7. Tachtig procent daarvan is verkeer van en naar de gemeente Groningen, slechts 20 procent is doorgaand verkeer. Openstelling van de vernieuwde weg is voorzien in 2020/21. Het volledige project moet in 2022 afgerond zijn.

Discussieer mee in dit dossier
De komende tijd gaan we in dit dossier dieper op dit onderwerp in. We laten voor- en tegenstanders aan het woord en gaan opzoek naar interessante samenwerkingsvormen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Ook zijn we benieuwd naar hoe de aannemers het zelf eigenlijk ervaren. Hoe hebben zij hun organisatie er op ingericht? En wat werkt volgens hen wel en wat juist niet? Discussieer mee in dit dossier. En laat hiernaast een reactie achter.

Bijdragen in dit dossier tot nu toe:

– De aftrap van de discussie door Sacha van Anraat: Wel of niet aanbesteden van communicatie?

Wendy de Klerk en Jacqueline te Lindert: Doe het samen

Reacties

Geef een reactie

445 keer bekeken

Gerelateerde artikelen

Kansen en knelpunten webstrategie Noord/ZuidlijnOok de kraanmachinist is omgevingsmanagerNoord/Zuidlijn web strategy: opportunities and obstaclesVan pispaal, via vertrouwen naar trotsKen uw omgeving! Maar: hoe?Bouwen aan omgevingsmanagement