Op de kenniswebsite delen en verrijken we de opgedane kennis rondom de bouw van de Noord/Zuidlijn. Zo bereiken we de metrobouwers, projectmanagers en communicatiedeskundigen van de toekomst en zullen de lessen van de Noord/Zuidlijn daadwerkelijk beklijven en handvatten bieden aan medewerkers van andere grote infrastructurele werken nu en in de toekomst.
20 april 2015

Aanbesteden communicatie #4: ‘Les geleerd, regie teruggenomen’

Omgevingsmanager Wim van Vilsteren van Ruimte voor de Rivier Deventer aan het werk.

Bij Ruimte voor de Rivier Deventer waren de communicatietaken aanvankelijk verdeeld met de aannemer, maar gaandeweg  nam het waterschap de regie weer strakker in eigen beheer. Omgevingsmanager Wim van Vilsteren vertelt waarom.

‘Voor ons is dit een gigagroot en mooi project, voor de aannemer een kleinere klus in een veel groter geheel. Dat merk je in de uitvoering; communicatie heeft dan niet altijd de hoogste prioriteit, zij willen vooral geen gedoe.’

Alle verandering is spannend, zeker voor omwonenden die qua cultuur en mores eerder behoudend dan veranderingsgezind zijn. Niet zo gek, dus, dat ze niet drie rijen dik opgesteld stonden te juichen toen de plannen voor Ruimte voor de Rivier (RvdR) voor het eerst openbaar werden. Toch is er door actieve betrokkenheid van stakeholders in de planfase een steeds groter draagvlak gecreëerd voor het plan. Een plan met ingrijpende metamorfose van het gebied pal voor de stad Deventer. Het is en blijft spannend hoe de papieren plannen in de praktijk uitwerken. Het is namelijk niet precies te voorspellen wat de effecten op bijvoorbeeld natuur en recreatie zijn. Van Vilsteren: ‘Daarom is ervoor gekozen van buiten de stad naar binnen toe te werken, zodat bewoners meer tijd hadden om aan het project te wennen en al concrete resultaten zagen voordat de werkzaamheden de stadspoorten bereikten. Bovendien gaf dat ons de tijd om draagvlak voor de uitvoering van de plannen te creëren. We hebben ontzettend veel groepen mensen kennis laten maken met het project. In de aanloop van de uitvoering is zoals gezegd al veel interactie met betrokkenen geweest. Op die manier zorgden we voor lucht in het kussen – goodwill die later nodig was toen de eerste tegenslag de revue passeerde. Bijkomend voordeel van beginnen in het weiland, was dat we dingen konden uitproberen zonder dat het meteen impact had op heel veel mensen. Tegen de tijd dat we de bebouwde kom bereikten, hadden we al veel geleerd over de aanpak. Wat werkt wel en wat kan beter anders aangepakt worden.’

_MG_5710

Het aangezicht van de historische binnenstad, met de Lebuïnuskerk, van Deventer.

Onherkenbaar
De werkzaamheden aan de ‘Sallandse zijde’ van de IJssel zijn ondertussen zo goed als afgerond, aan de kant van de Veluwe is men bezig met de laatste twee geulen. Na de zomer moeten alle grote dingen klaar zijn. Als er iets is dat RvdR laat zien dan is het de veerkracht van de natuur en de snelheid waarmee het nieuwe aanzicht van Deventer zich nestelt. “Onherkenbaar” noemt Van Vilsteren het nieuwe uiterlijk van de omgeving. ‘Grote delen van het land in de uiterwaarden zijn veranderd in water en deels weer in agrarisch gebruik genomen. De natuur heeft zich hersteld en dan zie je ook hoe snel mensen wennen aan een nieuwe omgeving.’ Drie “waterambassadeurs” hebben daarin een belangrijke rol gespeeld. ‘Twee gebruikers van het gebied, die vanaf het allereerste begin actief waren en veel overlast hebben gehad, hebben veel bezoekers op een fantastische wijze te woord gestaan’, zegt Van Vilsteren. ‘Die emotie in het verhaal – dat heb je nodig om een boodschap over de urgentie van het project écht te laten landen. Stichting IJssellandschap heeft laten zien dat er met een visie op het gebied en samenwerking veel te bereiken is. Ook zij hebben een belangrijke ambassadeursrol vervult. Samen met nog meer medewerkers en vrijwilligers hebben we onder meer tweeduizend leerlingen rondgeleid, een lespakket ontwikkelt en IJsselclips (korte filmpjes, AV) gemaakt.’

20140911_Jachthaven_Zandweerplas_01

‘Rondom de nieuwe jachthaven in de Zandweerdplas en de herinrichting van de hoge uiterwaard in het gebied, moest bijna over álles opnieuw gesproken worden.’

Andere belangen
In het begin was het volgens Van Vilsteren qua communicatie zoeken naar de juiste taakverdeling tussen opdrachtgever en aannemer. Aanvankelijk was de scheiding duidelijk: de bouwcommunicatie bij de uitvoerder, publiekscommunicatie bij de projectorganisatie. Van Vilsteren: ‘Die keuze was bewust, de aannemer heeft immers de meest recente informatie over de werkzaamheden, hoe lang die gaan duren, wat ze waarom doen en hoelang de hinder duurt. Ze hebben een hele mooie website gebouwd, waar mensen over de voortgang geïnformeerd werden en ook vragen en klachten konden mailen. Daar reageerden ze ook snel op, dat ging hartstikke goed.’
Toch merkte Van Vilsteren en zijn collega’s dat de belangen bij de aannemer anders waren dan die bij hen. ‘Voor ons is een dit een gigagroot en mooi project, voor de aannemer een kleinere klus in een veel groter geheel. Dat begon je in de uitvoering te zien; communicatie heeft niet altijd de hoogste prioriteit, ze willen vooral geen gedoe, waren niet altijd even tactvol. ‘De belangen van een aannemer zijn te verschillend’, vervolgt Van Vilsteren. ‘ Zij willen snel en efficiënt een project uitvoeren, communicatie lijkt daarbij maar tot op bepaalde hoogte belangrijk. Als overheidsorgaan heb je de langere termijn voor ogen, de relatie met je inwoners, bedrijven en bestuurders.’
‘Voor ons was deze aanpak ook nieuw, dat sturen op afstand moet je leren. Al snel merkten we dat het op afstand meekijken toch niet altijd handig was. Informatie gaat snel verloren, discussies werden vaak weer opnieuw gevoerd. Dat heeft, achteraf gezien, ook te maken met de vraagspecificatie in het UAVGC-contract. Daarin hebben we eisen functioneel geformuleerd. Verwachtingen liepen hierdoor regelmatig uiteen. Daar komt nog eens bij dat het circa twee jaar duurde voordat de eerste schep daadwerkelijk in de grond ging. Dan heb je nieuwe kennis, nieuwe informatie en inzichten over wat er nodig is. Achteraf bleek dat het in het contract dan vaak net niet handig opgeschreven was. Vooral rondom de de nieuwe jachthaven in de Zandweerdplas en de herinrichting van de hoge uiterwaard in het gebied, moest bijna over álles opnieuw gesproken worden: de lengte van de steigers, de elektriciteit, waar de paden kwamen, hoe het hekwerk eruit moest komen te zien. Dit heeft tot behoorlijke discussies geleid, waar we achteraf naar mijn mening goed uitgekomen zijn.
Door deze discussies hebben de opdrachtgevers er voor gekozen om dichter op de overleggen met de belangrijkste belangengroepen, burgers en bedrijven te gaan zitten, zonder de verantwoordelijkheid volledig over te nemen. Van Vilsteren: ‘Er gebeuren ook onverwachte dingen die je niet ziet aankomen – zo hebben we in totaal 23 bommen uit de tweede wereldoorlog moeten ontmantelen. Het moet gezegd: in de communicatie daarover heeft de aannemer een goede bijdrage geleverd.’

_MG_7222

‘Bij zo’n groot project kun je overlast niet uitsluiten. Hierin moet je als opdrachtnemer en opdrachtgever samen in optrekken.’

Pleister op de wonde
Bij zo’n groot project dat uitgesmeerd is over vijf jaar, kun je overlast niet uitsluiten. Hierin moet je als opdrachtnemer en opdrachtgever samen in optrekken. Van Vilsteren kan zich niet voorstellen dat de communicatie helemaal aan de opdrachtnemer overgelaten wordt. ‘We zijn als opdrachtgever veel beter op de hoogte van sociale netwerken, kennen de mensen om wie het gaat. De opdrachtnemer is na het werk weer weg, heeft veel minder belang bij het investeren in die langetermijnrelatie. Wij weten waar het “pijn” doet, bijvoorbeeld rond het kappen van oude bomen voor de binnenstad van Deventer. Daarvoor hebben we twee kunstenaars aangetrokken, die met het hout mooie kunstwerken hebben gemaakt. Die geven we terug aan de stad, als pleister op de wonde.’ Dit is niet wat een opdrachtnemer snel zou doen. Achteraf gezien is dit een heel mooi gebaar gebleken dat goed ontvangen is.’

Ruimte voor de Rivier
Rijkswaterstaat werkt onder de noemer Ruimte voor de Rivier aan meer dan 30 projecten om het water in grote rivieren vrijer te laten stromen. Het gebied rond de rivier de IJssel, bij de steden Zwolle en Deventer, is de laatste jaren ingrijpend veranderd. Op acht punten heeft het water meer ruimte gekregen; door onder andere dijkterugleggingen, uiterwaardvergravingen en zomerbedverlaging, moeten droge voeten voor mensen langs de rivier in de toekomst veilig gesteld zijn. Om het historisch stadsfront van Deventer, sinds 2010 werkgebied van omgevingsmanager Van Vilsteren, te beschermen tegen overstromingen, zijn over een lengte van circa tien kilometer zes grote nevengeulen gegraven. Deze geulen zorgen voor een lagere hoogwaterstand en een snellere afvoer in tijden van hoogwater. Omdat aan beide zijden van de IJssel – de scheidslijn tussen de werkgebieden van het Waterschap Groot Salland en Waterschap Vallei en Veluwe – geulen worden gegraven, voeren de waterschappen de klus gezamenlijk uit.

Discussieer mee
De komende tijd gaan we in dit dossier dieper op dit onderwerp in. We laten voor- en tegenstanders aan het woord en gaan opzoek naar interessante samenwerkingsvormen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Ook zijn we benieuwd naar hoe de aannemers het zelf eigenlijk ervaren. Hoe hebben zij hun organisatie er op ingericht? En wat werkt volgens hen wel en wat juist niet? Discussieer mee in dit dossier. En laat hiernaast een reactie achter.

Bijdragen in dit dossier tot nu toe:

– De aftrap van de discussie door Sacha van Anraat (communicatiedeskundige Noord/Zuidlijn): Wel of niet aanbesteden van communicatie?
– Wendy de Klerk (CCPC) en Jacqueline te Lindert ((Rijkswaterstaat): Doe het samen
– Luuk Hajema (Ringweg Zuid Groningen): Grunnegers onder elkaar

Reacties

Een reactie op “Aanbesteden communicatie #4: ‘Les geleerd, regie teruggenomen’”

  1. Esther Pastoors zegt:

    Zeer herkenbaar, de andere belangen van aannemer en opdrachtgever.. vraagstuk om communicatie wel of niet aan te besteden is zeer interessant. Ik neem graag deel aan discussie hierover!

Geef een reactie

501 keer bekeken

Gerelateerde artikelen

Kansen en knelpunten webstrategie Noord/ZuidlijnOok de kraanmachinist is omgevingsmanagerNoord/Zuidlijn web strategy: opportunities and obstaclesVan pispaal, via vertrouwen naar trotsKen uw omgeving! Maar: hoe?Bouwen aan omgevingsmanagement