Op de kenniswebsite delen en verrijken we de opgedane kennis rondom de bouw van de Noord/Zuidlijn. Zo bereiken we de metrobouwers, projectmanagers en communicatiedeskundigen van de toekomst en zullen de lessen van de Noord/Zuidlijn daadwerkelijk beklijven en handvatten bieden aan medewerkers van andere grote infrastructurele werken nu en in de toekomst.
28 april 2015

Aanbesteden communicatie #5: ‘Met ‘wij/zij’ kan je niet meer aankomen’.

vlechtbeton fietsbrug

In Maastricht pakken ze de communicatie van de grootschalige herinrichting rond de A2 onorthodox aan; het contract ging letterlijk in de la, de bureaus werden aaneen geschoven en vanaf dat moment deden opdrachtgever en aannemer de communicatie samen. Echt samen. ‘Het is overmoedig om te denken dat je de boel als opdrachtgever in de hand kunt houden’, zegt communicatiemanager Desiree Florie, vanaf dag één betrokken bij het project.

‘We gingen in één kantoor zitten en vanaf dat moment was het wij/zij-gevoel tussen ons en de aannemer verdwenen’

Met stijgende verbazing las Desiree Florie de eerdere bijdragen in dit discussiedossier. Volgens Sacha van Anraat, die als communicatie-adviseur bij de gemeente Amsterdam de discussie opende, is het voor een langdurig en grootstedelijk project als de Noord/Zuidlijn onmogelijk om als opdrachtgever de communicatie uit handen te geven. De essentie van communicatie is volgens haar namelijk het aangaan van duurzame relaties met alle partijen in en om het project. Florie is het er mee eens dat duurzame relaties een essentiële succesfactor zijn, maar ze gelooft alleen niet dat alleen de opdrachtgever hiervoor het juiste gereedschap in huis heeft.

‘Wil je een duurzame relatie realiseren, dan zal je de héle projectorganisatie communicatief moeten maken. Wij zijn in 2003 begonnen met een centrale aanpak communicatie en woordvoering namens de vier overheidspartners. Na de keuze van het beste plan, zijn we gaan werken aan een duurzame relatie met de bouwer. Niet als kemphanen tegenover elkaar staan, niet denken in tegengestelde belangen, maar op zoek gaan naar gezamenlijke doelen en gedeelde kernwaarden – om vanuit dat startpunt samen op te trekken. Vaak denkt men vanuit overheidsinstanties dat het commerciële belang van de aannemer per definitie niet te rijmen is met het publieke belang dat zij behartigen, maar dat ligt echt genuanceerder. De verschillen zijn veel minder groot dan men vaak denkt, de overlap is veel groter. De aannemer wil snel en efficiënt opleveren zonder al te veel gedoe. Als opdrachtgever wil je dat ook. Dat zij ook geld willen verdienen, staat dat gedeelde doel allerminst in de weg.’

groene loper

Zo moet de Groene Loper eruit komen te zien. Door de gestapelde tunnel gaat straks tot tachtig procent van het huidige verkeer hier onder de grond.

Contract in de la
Dat inzicht was er niet vanaf het begin, erkent Florie meteen. Sterker nog; toen het project in 2009 in de steigers gezet werd, was het onderdeel communicatie contractueel langs klassieke lijnen verdeeld; de publiekscommunicatie door de opdrachtgever (in dit geval vier bestuurlijke partijen; Rijkswaterstaat (RWS), de gemeentes Maastricht en Meerssen en de provincie Limburg) en bouwcommunicatie door de opdrachtnemer (Avenue2, de aannemerscombinatie van Strukton/Ballast Nebam). Florie: ‘Het eerste jaar verloren we kostbare tijd aan discussies over wie wat wanneer ging doen, enorm vermoeiend en totaal niet effectief. Je kunt publieks- en bouwcommunicatie niet van elkaar scheiden. Als opdrachtgever ben je in je publiekscommunicatie altijd te laat omdat je voor informatie afhankelijk bent van de mensen in de bouwkeet. Ook zij moeten worden overtuigd van een gezamenlijke aanpak en een gezamenlijk belang. Op een gegeven moment hebben we de knoop doorgehakt: we stoppen met deze exercitie en maken één communicatieteam met zowel mensen van opdrachtgevers als –nemerskant. In een klap waren we van het wij/zij-gevoel af.’

Of dat zo maar ging met al die verschillende belangen? Florie: ‘Ja, dat is nooit een probleem gebleken. We kwamen er achter dat het eigenlijk niet uitmaakt welk belang iemand heeft, zolang het besef er is dat je je eigen belangen schaadt als je de ander in de wielen rijdt. Dan bereikt niemand zijn doel en zijn er alleen verliezers.’
‘Het kan nooit zo zijn dat je als opdrachtgever een 8 scoort voor je communicatie en de uitvoerder niet verder komt dan een 4, of omgekeerd. Het móet en-en zijn om echt succesvol te kunnen zijn. Om de impasse te doorbreken, moet je stoppen met bakkeleien over wie wat volgens het contract moet doen. Door lijfelijk bij elkaar in een kantoor te gaan zitten, konden we elke situatie die zich voordeed snel en pragmatisch aanvliegen; welke strategie past hierbij als we over zes maanden dat of dat doel willen bereiken? Het oorspronkelijke contract is in de la gegaan, letterlijk. Er zijn wel wat communicatieplannen op papier gezet, maar er zijn geen ‘harde’ afspraken, want dan blijf je in dat conflictdenken hangen. De samenvoeging is organisch gegroeid. Wie neemt eindbesluiten? Wie geeft richting? Als je écht samenwerkt, is dat een kwestie van geven en nemen.’

asfalteren westbaan

Asfalteren van de Westbaan. Op het moment dat oude wegen kapot worden gefreesd, blijft gebroken asfalt over. Dit freesmateriaal wordt vaak hergebruikt voor nieuw aan te leggen wegen. Ook bij A2 Maastricht. Het freesmateriaal wordt ter plekke gemengd met cement, zand en water. Op die manier ontstaat een stevige wegfundering.

Maak organisatie communicatief
Florie gelooft er niet in dat communicatie “in handen” kunt hebben en dus ook niet dat het nodig is die “uit handen te geven”. Florie: ‘Het is overmoedig om te denken dat je een strakke regie over de woordvoering kunt houden, beter is het te investeren in het communicatief maken van de héle organisatie. Decentraliseren is essentieel. Juist de man of vrouw in de bouwkeet, op straat, op de vrachtwagen – die moet zich verantwoordelijk voelen voor het verstrekken van de juiste informatie aan betrokkenen en omwonenden. Bij ons mag iedereen het woord voeren. Communicatie coördineert en begeleidt, maar journalisten krijgen vooral die mensen te spreken die daadwerkelijk het werk doen waar de vragen over gaan. Ze richten zich daarbij op vragen over hun taak. Algemene vragen blijven voor communicatie. Onze medewerkers werken in een stad waar gewoond, gewerkt en geleefd wordt – dan moet je er tegen kunnen dat je op de vingers gekeken wordt. En het leuk vinden om daar tekst en uitleg over te geven. Neem de Dag van de Bouw – ik hoor wel eens dat collega’s elders in het land moeite hebben om de aannemer daar voor te enthousiasmeren. Hier waren er vorig jaar 12.500 bezoekers, en we stonden er echt voor de derde keer als team. Dat geeft zo’n enorme boost, daar kunnen geen tien dure teambuildingssessies tegenop.’
Natuurlijk heeft het consequenties, deze manier van werken, vervolgt Florie. ‘Je moet als opdrachtgever een stapje terug willen doen, zodat de aannemer zich kan presenteren. Iedereen in de stad kent de naam Avenue2, wij gunnen het hen om met het project te pronken. Dat is ook oké, zij zijn degene die uiteindelijk bouwen en huzarenstuk na huzarenstuk afleveren.’

Desiree Florie

Desiree Florie

Goede tijden, slechte tijden
De meest gestelde vraag aan Florie’s team: werkt jullie aanpak niet alleen in goede tijden? Wat doen jullie in lastige situaties? ‘Wellicht hebben we geluk gehad dat we onze samenwerking in ‘gewone tijden’ hebben kunnen opbouwen’, is dan het antwoord van Florie. ‘Toen het echt moeilijk werd, bijvoorbeeld rondom het thema van de inzet van buitenlandse werknemers, moesten we juist in het belang van het project op elkaar kunnen rekenen zonder te vervallen in een juridische acties. En dat is ook gelukt.’
De onorthodoxe aanpak heeft in haar ogen meer voordelen dan nadelen. ‘Wij hebben de wijsheid natuurlijk niet in pacht, maar met vallen en opstaan hebben we een aanpak gevonden die voor ons goed werkt. Er komen veel andere overheidsorganen kijken hoe we het hier doen, ze vinden het interessant. Maar zelf kiezen ze er vaak toch voor dingen volgens een traditionele taakverdeling vast te leggen. Terwijl ik vind dat je met die wij/zij-instelling eigenlijk niet meer aan kunt komen. De omschakeling van die mindset, die ben ik nog niet op veel andere plekken tegen gekomen. Dat is jammer, want het is niet alleen veel effectiever, maar ook echt veel leuker om op die manier te werken. Bij ons geldt Best for Project. Dat is gunstig voor opdrachtgever, -nemer en vooral ook voor de omgeving.”

A2 Maastricht
In 2011 is Avenue2, de aannemerscombinatie van Strukton en Ballast Nebam, gestart met voorbereidende werkzaamheden zoals het verleggen van kabels, leidingen en riolering, bodem- en archeologieonderzoek, kappen van bomen en sloop van de eerste flats voor A2 Maastricht. In 2012 is gestart met de daadwerkelijke bouw van de A2-tunnel en de ombouw van knooppunt Kruisdonk.
Door de gestapelde tunnel bij de zogeheten Groene Loper – de eerste in zijn soort in Nederland – gaat straks tot tachtig procent van het huidige verkeer onder de grond van a naar b en ontstaat er bovengronds een zogenoemde ‘groene loper’ voor fietsers en voetgangers. Ingebruikname van de tunnel is eind 2016 gepland. De bovengrondse werkzaamheden beginnen in 2017. Het volledige project – inclusief de bovengrondse herprofilering – loopt tot 2026.

Discussieer mee
De komende tijd gaan we in dit dossier dieper op dit onderwerp in. We laten voor- en tegenstanders aan het woord en gaan opzoek naar interessante samenwerkingsvormen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Ook zijn we benieuwd naar hoe de aannemers het zelf eigenlijk ervaren. Hoe hebben zij hun organisatie er op ingericht? En wat werkt volgens hen wel en wat juist niet? Discussieer mee in dit dossier. En laat hiernaast een reactie achter.

Bijdragen in dit dossier tot nu toe:

– De aftrap van de discussie door Sacha van Anraat (communicatiedeskundige Noord/Zuidlijn): Wel of niet aanbesteden van communicatie?
– Wendy de Klerk (CCPC) en Jacqueline te Lindert ((Rijkswaterstaat): Doe het samen
– Luuk Hajema (Ringweg Zuid Groningen): Grunnegers onder elkaar
– Wim van Vilsteren (Ruimte voor de Rivier): ‘Les geleerd, regie teruggenomen’

Reacties

2 Reacties op “Aanbesteden communicatie #5: ‘Met ‘wij/zij’ kan je niet meer aankomen’.”

  1. Hallo Esther, En tóch staan bij ons verschillende bureaus van communicatie en omgevingsmanagement van OG en ON letterlijk op 1 kamer.
    En ja, de vier samenwerkende overheden, hebben vanaf planvoorbereiding, tijdens verplichte procedures tot en met keuze van beste plan al veel aandacht gehad voor communicatie. Na gunning was ook ‘alles’ in contract met ON geregeld. En toch bleek dat onvoldoende in de praktijk en hebben OG en ON gezamenlijk en rigoureus ingegrepen. Voor ons een gouden greep. En nog veel belangrijker; naar volle tevredenheid van ‘de omgeving’.
    Zelf ben ik manager communicatie bij OG. Voor het gezamenlijk team communicatie richt ik me vooral op woordvoering en corporate communicatie. Mijn collega van de ON richt zich vooral op omgevingsmanagement, bouwcommunicatie en woordvoering. De ene dag ben ik met strategische zaken bezig de andere dag trek ik de PBM’s aan. Allround communicatie dus 😉 Het totale gezamenlijke team bestaat uit een tiental personen.

  2. Esther Pastoors zegt:

    Hallo,
    ben het helemaal eens met Desiree. Communiceren doe je samen; voor doelgroepen is het niet relevenant wie welke taak precies uitvoert. Maar: hoe krijg je opdrachtgever en -nemer zover dat zij ook zien dat je het samen kunt doen? Bureaus letterlijk naast elkaar zetten is soms echt nog een stap te ver. En wat bedoel je precies Desiree: communicatiemensen naast elkaar zetten, of het hele team (technisch manager, omgevingsmanager etc)? Deze samenwerkingshouding moet m.i. in het absolute begin al worden gestart, dus op het moment dat OG en ON elkaar voor het eerst treffen. Hoe krijg je OG en ON zover dat zij meteen in het begin dit belang al gaan zien? Welke plek heb jij in je team Desiree? Strateeg, advies, uitvoerend, op welk niveau praat jij mee?

Geef een reactie

407 keer bekeken

Gerelateerde artikelen

Kansen en knelpunten webstrategie Noord/ZuidlijnOok de kraanmachinist is omgevingsmanagerNoord/Zuidlijn web strategy: opportunities and obstaclesVan pispaal, via vertrouwen naar trotsKen uw omgeving! Maar: hoe?Bouwen aan omgevingsmanagement