Op de kenniswebsite delen en verrijken we de opgedane kennis rondom de bouw van de Noord/Zuidlijn. Zo bereiken we de metrobouwers, projectmanagers en communicatiedeskundigen van de toekomst en zullen de lessen van de Noord/Zuidlijn daadwerkelijk beklijven en handvatten bieden aan medewerkers van andere grote infrastructurele werken nu en in de toekomst.
23 oktober 2014

Discussiedossier Aanbesteden & Contracteren: de aftrap

Ronald-Siebrand-projectmanager-Stationsrenovatie-Oostlijn

Tekst: Annemiek Verbeek en Saskia van der Kam

Wanneer is een Design & Construct contract geschikt en wanneer pas je het beste een ‘ouderwets’ bestek toe? Wat kunnen we leren van de nieuwere aanbestedingsvormen? Wat zijn de valkuilen, hoe voorkom je dat je erin kukelt? In Dossier Aanbesteden & Contracteren gaan we opzoek naar antwoorden op dit soort vragen én we volgen het project Stationsrenovatie Oostlijn, dat zojuist de aanbestedingsprocedure is gestart, in dit proces op de voet. Projectmanager Ronald Siebrand opent de discussie.

We moeten uitkijken dat Design & Construct geen ‘dogma’ wordt, zegt projectmanager Stationsprojecten Ronald Siebrand van Dienst Metro. Dat gezegd hebbende gaat hij de renovatie van 16 metrostations in de Oostlijn wel degelijk aanbesteden op basis van een D&C contract. Op 14 oktober is de Concurrentiegerichte Dialoog met zes potentiële opdrachtnemers van start gegaan. In mei 2015 begint de inschrijving, gevolgd door de gunning eind juli 2015. In ‘dossier Aanbesteden & Contracteren’ volgen we dat proces het komende jaar op de voet. Vandaag trappen we af met een eerste interview met de projectmanager. Waarom koos hij voor deze vormen? Wat zijn de voordelen en wanneer is deze manier van werken minder geschikt? En waarover zou hij met anderen in discussie willen?

Fine tunen van risico’s
Een groot voordeel van D&C contracten, stelt Siebrand, is dat je de risicoverdeling zodanig kunt tunen dat verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk bij de juiste partij liggen. “In meer traditionele contractvormen als RAW, ligt vaak ieder probleem en risico, groot én klein, bij de opdrachtgever. Bij een levend systeem als de Oostlijn, dat iedere dag gewoon draait en in beweging is, kan je wel een bestek maken, maar de realiteit verandert continu. Dan leg ik liever de verantwoordelijkheid neer bij die partij die ook weet hoe je in een dergelijke complexe situatie een ingrijpende renovatie uitvoert, waarbij bovendien de metro gewoon moet blijven rijden. Dan kun je simpelweg niet alles van tevoren bedenken en moet je op de actuele situatie kunnen inspelen. Naar mijn mening is een uitgekauwd bestek dan minder geschikt.’

Geloofsstrijd of pragmatisme
Het is niet of-of, benadrukt Siebrand. D&C is niet voor alles het meest geschikt, net zoals er niets mis is met een doorwrocht RAW-contract. ‘De verschillende contractvormen bieden een set van instrumenten die je gericht kunt inzetten op de markt, op basis van wat past bij een specifiek project.’ In de discussies over D&C bekruipt hem wel eens het gevoel in een geloofsstrijd beland te zijn. ‘Sommige opdrachtgevers gaan zelfs zo ver dat je bij D&C eigenlijk niet eens meer de bouwplaats mag betreden, bang dat je dan als opdrachtgever het risico loopt je met de inhoud te bemoeien. – daar trek ik mijn wenkbrauwen bij op. ‘Als ik mijn badkamer thuis laat verbouwen, kijk ik ook iedere avond even hoe de boel erbij staat, en als het me niet bevalt, praat ik de volgende dag met mijn aannemer. De opdrachtnemer is uiteindelijk altijd verantwoordelijk voor het eindresultaat, daar verandert geen contractvorm iets aan.’

wibautstraat
Impressie station Wibautstraat. Beeld: Group A 

Keuzes naar behoefte
Het mooie van deze contractvorm, vindt Siebrand nou juist dat het niet zo’n keurslijf is. ‘Bij D&C kun je keuzes maken die passen bij de behoeften van het betreffende project. Als bijvoorbeeld, zoals bij de Oostlijn, de architectuur belangrijk is, dan laat je dat niet volledig aan de markt over, dan wil je de touwtjes wat strakker in handen hebben. En bij een waterzuiveringsinstallatie middenin een weiland, kan je wat losser zijn.’ Maar zelfs dan gelooft Siebrand er niet in dat je als opdrachtgever puur en alleen functioneel specificeert. ‘Ook van je waterzuiveringsinstallatie wil je toch weten hoe hij eruit komt te zien en hoe het werkt?’

Aannemer eerder betrekken
In een regeltjes- en protocollenland als Nederland, heb je volgens Siebrand bovendien als opdrachtgever nu eenmaal veel verantwoordelijkheden. ‘We werken altijd binnen ruimtelijke kaders die omschreven staan in een bestemmingsplan, vergunning of tracébesluit. Wanneer omwonenden en andere stakeholders inspraak hebben gehad in de besluitvorming, dan heb je als opdrachtgever dus te maken met beloften en verwachtingen omtrent de uitkomst. Je kunt geen paleis beloven en een bunker afleveren – zo simpel is het.’ Als je toch de verantwoordelijkheid voor het ontwerp en de bouw bij de aannemer wilt leggen, zul je hem volgens Siebrand dus ook bij die beloftes en verwachtingen moeten betrekken. In sommige complexe projecten is het naar zijn mening dan handig de aannemer al vroeg in het project aan boord te hebben.

Waterval van verwachtingen
Dat betekent volgens Siebrand ook dat je als opdrachtgever heel duidelijk moet zijn over je eigen verwachtingen. Er niet vanuit gaan dat de ander je begrijpt, maar het als jouw verantwoordelijkheid zien dat de ander gaat snappen wat jij bedoelt. Hij ziet het ‘sturing geven aan de waterval aan verwachtingen’ dan ook als een van zijn belangrijkste taken als projectmanager. Maar dat dit niet eenvoudig is, weet hij ook. Want wat in het klein zo is, werkt volgens hem in het groot precies hetzelfde. ‘Als ik een dakkapel op mijn huis wil, heb ik een beeld van wat ik denk te mogen verwachten. Ik ga aan de slag met het aanvragen van offertes, kies degene die het snelst de beste resultaten kan bieden, maar als ik het ontwerp vervolgens zie, blijft de kans bestaan dat het niet aan mijn verwachtingen voldoet. Dit geldt ook voor een opdrachtgever van een groot project als de renovatie van de Oostlijn. Soms wéét je nog niet wat je vraag precies is, tot je het ontwerp en de tekeningen ziet.’ De uitdaging bij D&C contracten is volgens Siebrand dan ook, dat je heel goed met je eigen opdrachtgever en je opdrachtnemer moet blijven afstemmen, met je opdrachtgever waar je functioneel kunt uitvragen en waar je verder moet specificeren en met je opdrachtnemer over de wijze waarop hier invulling aan wordt gegeven. Dit alles om het risico te verminderen dat uiteindelijk niet aan de verwachtingen wordt voldaan.

bullewijk
Impressie station Bullewijk in de nacht. Beeld: Group A

Je zult het met elkaar moeten doen
We komen uit een tijd, met de bouwfraude als dieptepunt, waarin de relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers niet altijd even soepel was. Dikke dichtgetimmerde contracten die elk risico voor de opdrachtgever moesten afdekken en geschillen tussen de partijen zouden voorkomen, zijn een illusie gebleken. Maar hoe moet het dan wel? Voor Siebrand is het simpel. Een op succes gerichte samenwerking begint volgens hem met het vroegtijdig – al in de aanbesteding – delen van de verwachtingen, de vraag achter de vraag en niet persé bij een dichtgetimmerd contract. Bovendien vraagt het wat van je openheid in je houding en werkwijze als opdrachtgever. Noem hem goed gelovig, maar die “alle aannemers deugen niet”-mantra is gewoon niet aan Siebrand besteed. ‘Ik ga er niet vanuit dat iedere aannemer ’s ochtends wakker wordt met de intentie mij die dag een poot uit te draaien. Ik zit hier gewoon met een mens tegenover me. Een man met een gezin, met een dochter die een beugel moet. Een man die van zijn baas de opdracht heeft gekregen rendement op het project te draaien. Dat ook. En dat is prima, zolang het redelijk blijft en wij waarde voor ons geld krijgen. De basis is, dat ik begrip heb voor zijn positie en hij voor die van mij.’ Het contract biedt dan een juridisch vangnet, voor als de samenwerking onverhoopt toch gaat haperen of mankementen vertoont. Maar meer dan dat is het niet. Je zult het met elkaar moeten doen. En dan helpt het volgens hem niet wanneer je er op voorhand al van uitgaat dat de ander een klootzak is. ‘En is hij dat wel? Dan zal hij dat op enig moment zelf wel bewijzen. Ik ga er in elk geval niet vanuit.’

 

De discussie volgens Siebrand
In dit dossier volgen we het project Stationsrenovatie Oostlijn op de voet. Dat betekent dat we eens in de zoveel tijd de temperatuur komen nemen bij Ronald Siebrand en zijn team – en dan natuurlijk vooral als het spannend dreigt te worden. Daarnaast zoeken we binnen dit dossier de discussie op met andere partijen in de stad. Waar lopen andere projecten tegen aan? En wat kunnen wij daarvan leren? Volgens Siebrand voeren we nog te vaak de verkeerde discussies. Over de problematische samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, over aannemers die alleen maar op meerwerk uit zijn of bij D&C niet de gevraagde kwaliteit leveren. Maar daar zit volgens hem niet de kiem van het probleem. Waar zit die dan wel? En waar zou de discussie volgens Siebrand over moeten gaan?

 

Siebrand: ‘Wat we ons naar mijn mening nog te weinig beseffen is dat de kiem van deze problemen al vaak in de aanbesteding wordt gelegd. De verhalen zijn bekend van marktpartijen die te laag hebben ingeschreven omdat de prijs ondanks de verplichte EMVI nog te vaak extreem dominant is voor de gunning van het werk. Het zal dan toch geen verrassing zijn dat een dergelijk lage prijs zijn weerklank krijgt in de samenwerking, de kwaliteit en de zoektocht naar meerwerk? Volgens mij moeten we ons vooral realiseren dat de voorwaarden voor een succesvol project vaak al besloten liggen in de wijze waarop wij onze aanbestedingen vorm geven. Hoe we tijdens de aanbesteding het succes van het project kunnen bevorderen, is naar zijn mening het eerste waar we met elkaar over in gesprek moeten gaan.’

Wil jij dat gesprek met Ronald Siebrand voeren? Of heb je een hele andere mening. Laat het hiernaast weten.

 

Over Stationsrenovatie Oostlijn
De stations van de Amsterdamse Oostlijn gaan vanaf eind 2015 op de schop. Na 35 jaar zijn 16 stations tussen Amsterdam CS en Zuidoost toe aan een grote opknapbeurt. Voor 3 stations met één toegang is tijdelijke sluiting nodig. De 13 stations met twee of meer toegangen blijven tijdens de werkzaamheden open. De renovatie gaat in totaal 2 jaar duren.

Bij de aanbesteding van Stationsrenovatie Oostlijn gaat het om 5 ondergrondse en 11 bovengrondse stations. Dat allemaal in één contract: een Design & Build contract met een concurrentiegerichte dialoog. Op 14 oktober 2014 zijn 6 aannemers geselecteerd en uitgenodigd voor de 1e dialoogfase. In mei 2015 start de inschrijving, gevolgd door de gunning eind juli 2015.

Meer lezen over Stationsrenovatie Oostlijn

Metrostations Oostlijn krijgen opknapbeurt
Group A over Stationsrenovatie
Op zoek naar de juiste partner voor Stationsrenovatie
Renovatie Oostlijn

Reacties

3 Reacties op “Discussiedossier Aanbesteden & Contracteren: de aftrap”

  1. Saskia van der Kam zegt:

    @Dik van Manen
    In het tweede artikel in het discussiedossier Aanbesteden en Contracteren hebben we je reactie nog eens voorgelegd aan Guido Lahaije, een van teamleden die de aanbesteding voor Stationsrenovaties Oostlijn voorbereidde en nu begeleidt. Misschien leuk om te lezen.

  2. Beste Dik,

    Hartelijk dank voor je reactie. Met je pleidooi om kwaliteit zwaarder mee te wegen in de EMVI snijd je een interessant vraagstuk aan. Daar waar bij laagste prijs de focus ligt op het aanbieden tegen de minste euro’s, verandert met de introductie van de EMVI het spel en wordt de vraag ook gericht op het aanbieden van de meeste kwaliteit. Kwaliteit in verschillende verschijningsvormen overigens: meeste scope, overname van de meeste risico’s en noem zo maar op. Maar ook deze extra kwaliteit kost geld en meer kwaliteit moet dus uit de lengte of de breedte van hetzelfde projectbudget komen. Het ongewenste resultaat? Extra kwaliteit die wel wordt aangeboden maar niet kan worden waargemaakt.

    Is gunnen op waarde of best value procurement de remedie? De tijd zal het leren. De crux zit volgens mij vooral in het stellen van een complete en afgewogen vraag. Schrijf op wat je echt wil en accepteer dat je iets anders (vaak goedkopers) krijgt voor wat je niet hebt opgeschreven. Dat geldt voor laagste prijs en voor EMVI. Naar mijn mening wringt daar echter de schoen bij de meeste opdrachtgevers. Een project wordt functioneel uitgevraagd maar bij de aanbesteder leeft er een wereld aan verwachtingen. In een aanbesteding gericht op minder geld (laagste prijs) of meer kwaliteit (EMVI) is het dan niet vanzelfsprekend dat deze verwachtingen ook daadwerkelijk worden waargemaakt.

    Ronald Siebrand

  3. Ik ondersteun het standpunt van Ronald dat de toon voor de samenwerking tijdens de uitvoering van een project wordt gezet in de aanbestedingsprocedure. Ik wil daarin nog wel een stapje verder gaan. Feitelijk wordt die toon al gezet in de voorbereidingsfase als wordt nagedacht over een contracterings- en aanbestedingsstrategie en het aanbestedingsdossier wordt voorbereid. De belangrijkste keuzes over de wijze waarop de opdrachtgever straks wil samenwerken met de nog te selecteren opdrachtnemer worden dan gemaakt. Deze keuzes vertalen zich in een bepaalde contractvorm en contractinhoud, maar ook in een aanpak voor de aanbestedingsprocedure. In het contract gaat het over de verdeling van taken, verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en risico’s. Maar ook over het inbouwen van prikkels die het leveren van kwaliteit stimuleren. In de aanbestedingsprocedure wordt vastgelegd of de opdrachtgever kwaliteit echt belangrijk vindt of eigenlijk toch gewoon voor de laagste prijs gaat. Bij een keuze voor de laagste prijs in een markt met werkhonger moet het ons natuurlijk niet verbazen dat de kwaliteit wel eens door de bodem zakt en een vechtcontract ontstaat. Serieuze aandacht voor kwaliteit vertaalt zich in de aanbestedingsprocedure in de EMVI-criteria door minimaal 75-80 van het eindoordeel te laten bepalen door de kwaliteit van de aanbieding. Met een systeem als Gunnen opWaarde, maar ook door toepassing van Best Value Procurement kan hieraan prima invulling worden gegeven. Belangrijker is misschien nog wel dat de aanbesteder moet laten zien dat hij daadwerkelijk ook wel wat over heeft voor meer kwaliteit.

Geef een reactie

916 keer bekeken

Gerelateerde artikelen

Van tunnelvisie naar glazen huisHet belang van échte samenwerkingSamenwerken is niet hetzelfde als elkaar niet tegenwerkenHoe manage je een complex boorproces?Innovatief aanbesteden bij de Dienst MetroNieuwe meetmethode Amsterdams tram- en metronetwerk