Op de kenniswebsite delen en verrijken we de opgedane kennis rondom de bouw van de Noord/Zuidlijn. Zo bereiken we de metrobouwers, projectmanagers en communicatiedeskundigen van de toekomst en zullen de lessen van de Noord/Zuidlijn daadwerkelijk beklijven en handvatten bieden aan medewerkers van andere grote infrastructurele werken nu en in de toekomst.
29 januari 2015

Discussiedossier: Wel of niet aanbesteden van communicatie?

communicatie

Houd je de communicatie als opdrachtgever bij jezelf of laat je het aan je aannemer over? Met de groeiende trend van de geïntegreerde contracten gaan er steeds vaker stemmen op om de communicatie ook bij de aannemer te beleggen. Wat zijn hiervan de consequenties? Waarom zou je dit als opdrachtgever wel of juist niet doen? Moet je de communicatie integraal of op onderdelen de verantwoordelijkheid maken van de aannemer? En zo ja, welke dan? Zijn er projecten die zich hier beter of minder goed voor lenen? Zijn er ook tussenvormen denkbaar? En wat vinden aannemers er eigenlijk zelf van? In dit discussiedossier gaan we opzoek naar ervaringen van voor- en tegenstanders en naar hun antwoorden op deze vragen.

Het is een actueel onderwerp merkt Sacha van Anraat, communicatieadviseur van de gemeente Amsterdam voor het onderdeel Metro en Tram waar het project Noord/Zuidlijn onder valt. ‘De toename van geïntegreerde contracten, heeft invloed op de organisatie van projecten. Zowel aan de kant van de aannemer als aan die van de opdrachtgever.’ Wat werkt goed en wat minder? En in welke mate hebben aspecten als duur van het project, de ligging, de context en de voorgeschiedenis daar invloed op? ‘Het lijkt me interessant om dat met elkaar eens te evalueren en ervaringen over uit te wisselen.’ Van Anraat opent de discussie en vertelt in dit eerste interview over de aanpak bij de Noord/Zuidlijn. ‘Mijn zorg bij deze trend, is dat het tot een verschraling van de communicatie kan leiden.’

Grofweg drie vormen
Voor de inrichting van communicatie bij grote bouw- en infraprojecten zijn grofweg drie vormen te ontdekken. Met aan de ene kant van het spectrum de ‘ouderwetse’ manier waarbij de communicatie geheel in handen van de opdrachtgever ligt. Aan de andere kant vinden we de trend die een aantal jaar gelden is ingezet, door met name Rijkswaterstaat, om de bouwcommunicatie helemaal de verantwoordelijkheid van de aannemer te maken. En dan is er nog een soort tussenvorm waarbij communicatie een gezamenlijke opgave van opdrachtgever en opdrachtnemer is geworden. In dit dossier willen we de verschillende ervaringen verkennen en evalueren.

Duurzame relaties
Bij de aanleg van de Noord/Zuidlijn is voor de eerste vorm gekozen. Voor een langdurig en grootstedelijk project als de Noord/Zuidlijn lijkt het Van Anraat zelfs onmogelijk om als opdrachtgever de communicatie uit handen te geven. De essentie van communicatie is volgens haar namelijk het aangaan van duurzame relaties met alle partijen in en om het project. Daar begin je zo vroeg mogelijk mee en daar zul je tot aan het eind in moeten investeren. Van Anraat: ‘Als je op die manier naar communicatie kijkt, past daar niet in dat je je relaties in de belangrijke uitvoeringsfase van je project ‘weggeeft’ aan een partij waarvan de aanwezigheid tijdelijk is.’

 

wethouder Wiebes open dag

Voormalig wethouder Eric Wiebes op de open dag in 2013 (foto: Gé Dubbelman)

Jarenlange investering
‘Bij grote risico’s of calamiteiten, zul je bovendien als opdrachtgever altijd zelf een belangrijke rol blijven spelen’, zegt Van Anraat ‘En dan heb je die relaties nodig.’ Maar niet alleen dan. Ook als het niet mis gaat, heb je ze volgens haar nodig. ‘Bij de oplevering, het moment dus dat je het project overdraagt aan de stad, is een goede relatie met alle partijen in die stad van cruciaal belang.’ Je ziet volgens haar maar al te vaak gebeuren dat projecten op dit punt vertraging oplopen omdat omgevingspartijen op een totaal andere lijn blijken te zitten. ‘Moet je in de eindfase nog aan het opbouwen van die relaties beginnen dan ben je te laat. Een goede relatie is de uitkomst van een jarenlange investering.’

Verschraling van de communicatie
Haar zorg bij deze trend, is dat het een verschraling van de communicatie tot gevolg kan hebben. Dat het gereduceerd wordt tot een instrumentele vorm van zenden en informeren. Waarbij precies voldaan wordt aan wat er in het contract met de aannemer gedefinieerd staat, maar waar geen stap extra wordt gezet. ‘Dat is wat anders dan nadenken over en uitvoering geven aan het opbouwen van een duidelijke identiteit, gebaseerd op gedeelde waarden’, zegt van Anraat. ‘En het is ook wat anders dan werken aan een scherpe en passende positionering en profilering van het project en het met focus werken aan een reputatie die tegen een stootje kan. Terwijl dat nu juist je meerwaarde als communicatieadviseur is.’ En die meerwaarde kun je volgens haar alleen optimaal benutten wanneer je communicatie in je eigen organisatie belegt. ‘En dan het liefst in het hoogste gremium.’

Schermafbeelding 2015-01-29 om 13.38.46

Bouwers lopen met sandwichborden en flyers door de P.C. Hooftstraat om reclame te maken voor ondernemers in de Scheldebuurt.

 

Integraliteit
Zelf de regie houden betekent volgens haar ook dat je vanuit één hand en vanuit één visie kunt sturen op de uitvoering van je strategie. ‘Alleen dan kun je maximale invloed uitoefenen op een proactieve en tijdige verstrekking van informatie aan de omgeving, op tijdige beantwoording van vragen, op een correcte en empathische afhandeling van klachten en op het aangaan en faciliteren van interactie en dialoog.’ Communicatie gaat namelijk over integraliteit,’ vindt ze. ‘De relatie met mevrouw Janssen van drie hoog achter, is net zo belangrijk als die met de wethouder. Wanneer het op individueel niveau met stakeholders niet lekker loopt dan heb je in het totaalbeeld last. Voor het juiste evenwicht moet je dus op al die niveaus kunnen bijsturen.’

Verhogen van omgevingssensitiviteit
Voorstanders van het uitbesteden van de bouwcommunicatie, noemen als voordeel dat de aannemer op detailniveau het beste ingevoerd is in het werk en daardoor over dat werk en die werkzaamheden ook het best de communicatie kan voeren. Bovendien kan het een goed instrument zijn om de omgevingssensitiviteit te verhogen. Zolang het goed gaat, kan het volgens Van Anraat nog werken wanneer de aannemer de omgeving informeert over de werkzaamheden en de planning. ‘Maar als het echt misgaat, neemt de omgeving geen genoegen met de aannemer als enige gesprekspartner. Ze zullen altijd de opdrachtgever ter verantwoording roepen. En dat kun je alleen op een goede manier doen als je zelf net zo goed bent ingevoerd als de aannemer.’ Wat we daarnaast volgens haar weleens vergeten, is dat het aangaan van die relaties voor opdrachtgevers ook een kans is. ‘We denken vaak in termen van tijd, kosten en risico’s, maar het aangaan en onderhouden van die relaties levert vaak ook een grote meerwaarde, extra draagvlak en interessante verbindingen en kansen op voor je project.’

Verschuiving van de rollen
Als ze zo’n duidelijke mening over het aanbesteden van communicatie heeft, waarom start ze dan toch deze verkennende discussie? ‘Ook in de ‘ouderwetse’ vorm, waarin de Noord/Zuidlijn is georganiseerd, merken we een verschuiving’, zegt Van Anraat. Ook bij de aanleg van deze metrolijn worden er steeds meer geïntegreerde contracten in de markt gezet. En ook al wordt communicatie daarin niet aanbesteedt, in die contracten wordt volgens haar wel steeds meer van de aannemer gevraagd. ‘We verwachten dat ze sensitief zijn en dat ze over de bouwhekken heen kijken. Maar dat ze dat vervolgens wel helemaal op onze manier doen en zich aan onze strategie en kernwaarden aanpassen. Dat brengt spanning met zich mee.’ Hoe organiseer je dat optimaal? Wat kun je wel of niet vragen? En is er misschien wel een tussenvorm te bedenken waarin je dat nog beter kunt organiseren? ‘Ik ben benieuwd naar ervaringen van anderen daarin.’

 

Het discussiedossier aanbesteden communicatie is (voorlopig) gesloten. De andere bijdragen zijn hier te lezen:

– De aftrap van de discussie door Sacha van Anraat (communicatiedeskundige Noord/Zuidlijn): Wel of niet aanbesteden van communicatie?
– Wendy de Klerk (CCPC) en Jacqueline te Lindert ((Rijkswaterstaat): Doe het samen
– Luuk Hajema (Ringweg Zuid Groningen): Grunnegers onder elkaar
– Wim van Vilsteren (Ruimte voor de Rivier): ‘Les geleerd, regie teruggenomen’
– Desiree Florie (A2 Maastricht): ‘Met wij/zij kan je niet meer aankomen’
– Kitty L- Abée (ProRail): ‘Durf impopulair te zijn’
– Patrick Voet (Strukton): Verschillende wegen naar Rome

Reacties

4 Reacties op “Discussiedossier: Wel of niet aanbesteden van communicatie?”

  1. Aanvulling op mijn eerdere reactie: een omgevingsgerichte projectmanager bij de uitvoerende aannemer is een harde randvoorwaarde. Dat is lastig beoordelen op basis van alleen de offertes.

  2. Kan prima. Gewoon goede afspraken maken. Wij hebben met de aanleg van een fietsviaduct over randweg Utrecht (N230) communicatie in de aanbesteding meegenomen. Duidelijke randvoorwaarden in het offerteverzoek opnemen waarin de rollen duidelijk zijn verwoord. De gemeente deed regie, persvragen en opening; de aannemer ( de Combinatie VBK van den Biggelaar) de omgevingscommunicatie op grond van een gedegen plan. Een oefening in loslaten.

    Chris Verhoeven
    Comunicatie facilitator gemeente Utrecht

  3. Mooie, waardevolle discussie!
    Voor een groot deel ben ik het met Sacha en Harry eens: integraliteit, centrale regie en hoog in de organisatie beleggen zeker! Ik voel echter een onderschatting van de competenties van opdrachtnemers. Ik ondersteun regelmatig partijen aan die zijde. Met de toenemende vraag van opdrachtgevers om ook een bijdrage te leveren aan de communicatie component is er steeds meer vraag naar ondersteuning op projectniveau. De koplopers zien dat ze zich hier op kunnen onderscheiden en hebben of halen deze competenties in huis of laten zich door experts ondersteunen. Zo kunnen ze een gelijkwaardige partner in het communicatie team zijn. Hiermee heb ik ook aan opdrachtgeverskant goede ervaringen. Een compact team met centrale aansturing meestal door de opdrachtgever. De teamleden rapporteren daarbij aan management niveau in hun organisatie. Belangrijk hierbij is dat hele team bij bepaling van positionering en strategie betrokken is.

    Ook kan de regie wel in handen van de opdrachtnemer zijn. Dit is vaak al niet meer ‘de bouwer’ maar in de huidige transitie naar ketensamenwerking en werken vernieuwend opdrachtgeverschap een consoritum van partijen die ‘van alle markten’ thuis zijn. En zorgdragen voor de begeleiding van het hele ontwikkel-, bouw en beheerproces inclusief de communicatie.

    Er is dus geen eenduidige oplossing maar wel een set criteria/randvoorwaarden waarop de keuze per project op gemaakt kan worden voor een passende keuze voor rolverdeling in en organisatie van de communicatie. In de vraagomschrijving en reacties op deze discussie staan deze goed verwoord!

  4. Harry Michels zegt:

    Ik ben het met Sacha van Anraat eens. Communicatie is meer dan een bord langs de weg en een brief in de bus over wegafsluitingen of omleidingen. De relatie met de omgeving bouwen en onderhouden zodat vertrouwen ontstaat is in mijn ogen de kern. De regie ligt in mijn ogen in handen van de opdrachtgever. Immers het is een besluit van gemeente, provincie of rijksoverheid om in te grijpen in de publieke ruimte.

    Wel kan met behulp van nieuwe technologieën (informatiemanagement, geo systemen, databases en geavanceerde zoektechnologie) de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer op een hoger plan getild worden. Met behulp van deze technologieën creëer je binnen een project een platform waarop communicatieprofessionals informatie met elkaar en met ontwerpers, planners, onderzoekers en andere professionals informatie delen.

    Met behulp van een dergelijk platform versterken we binnen de N23 Westfrisiaweg de samenwerking met de opdrachtnemer. De opdrachtnemer stelt op basis van een hinderanalyse een communicatieplan op. Dat wordt via het platform gedeeld met de communicatiemedewerkers van de opdrachtgever. Die vervolgens de inhoud verwerken in een breed scala aan digitale en “print” communicatie uitingen.

    De crux zit hem er vooral in opdrachtnemer en opdrachtgever een eigen waardevolle bijdrage te laten leveren aan de project- en bouwcommunicatie. Bij de N23 Westfrisiaweg is de provincie als opdrachtgever verantwoordelijk voor de “kanalen” en de opdrachtnemer voor de inhoud.

    Harry Michels, strategisch communicatieadviseur N23 Westfrisiaweg

Geef een reactie

1125 keer bekeken

Gerelateerde artikelen

Kansen en knelpunten webstrategie Noord/ZuidlijnOok de kraanmachinist is omgevingsmanagerNoord/Zuidlijn web strategy: opportunities and obstaclesVan pispaal, via vertrouwen naar trotsKen uw omgeving! Maar: hoe?Bouwen aan omgevingsmanagement